Как выбрать МИС для клиники: опыт Тестклиник

В этой статье мы расскажем, что такое медицинская информационная система (МИС) для клиники и как она помогает частным медцентрам работать эффективнее. На примере сотрудничества облачной платформы Medesk и многопрофильного медицинского центра Тестклиник мы покажем, какие процессы удалось автоматизировать с помощью этой программы, а также обсудим планы на будущее.

МИС: что это такое?

МИС (медицинская информационная система) — это специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации рабочих процессов в медицинских учреждениях. Такая система объединяет работу врачей, администраторов, бухгалтерии и руководства в едином цифровом пространстве.

Основная задача МИС заключается в оптимизации бизнес-процессов, организации электронного документооборота и повышении качества обслуживания пациентов. Внедрение современной медицинской информационной системы позволяет клинике отказаться от бумажных архивов, минимизировать влияние человеческого фактора и сделать управление учреждением прозрачным и аналитичным.

Что такое МИС для клиники и зачем она нужна?

Выбор подходящей программы МИС для клиники определяется размером медицинского учреждения, профилем оказываемых услуг и масштабами бизнеса. Грамотно подобранная система решает три ключевые задачи: управление взаимоотношениями с пациентами (CRM), медицинский учет и финансово-экономический контроль. Для частной клиники важно иметь инструмент, который не только поддерживает внутренние процессы, но и облегчает взаимодействие с государственными информационными системами.

Основные модули медицинской информационной системы

Современная программа МИС для клиники обычно включает в себя набор базовых модулей, каждый из которых закрывает определенные потребности медицинского бизнеса:

• CRM и управление записью. Ведение расписания врачей, онлайн-запись, обработка заявок с агрегаторов и автоматические напоминания пациентам о приеме.
• Электронная медицинская карта (ЭМК). Врачебный модуль с цифровыми протоколами осмотров, историей болезней и назначений.
• Финансовая аналитика и взаиморасчеты. Учет доходов и расходов, формирование финансовых отчетов, работа с программами лояльности, сертификатами и абонементами.
• Складской учет. Контроль остатков медикаментов и расходных материалов, автоматизация поставок и списаний.
• Кадровый учет и расчет зарплат. Ведение графиков работы сотрудников, автоматический расчет вознаграждений в зависимости от выполненных приемов.

Наличие этих модулей в единой системе позволяет клинике функционировать как единый механизм.

Облачная или локальная МИС: что выбрать?

При выборе системы перед клиникой часто встает вопрос о форме развертывания программного обеспечения. Существуют два основных варианта: локальная установка на собственные серверы клиники и облачное решение (SaaS).

Локальная МИС требует закупки серверного оборудования, лицензий и привлечения IT-специалиста для технического обслуживания. Этот вариант часто выбирают крупные сетевые клиники, которым необходим полный контроль над оборудованием.

Облачная МИС, такую как платформа Medesk, работает через интернет. Клинике не нужно покупать серверы или устанавливать программы на компьютеры. Обновления выходят автоматически, а доступ к системе можно получить из любого браузера. Это идеальный вариант для небольших и средних частных клиник, которые хотят сэкономить на старте и быстро внедрить необходимые инструменты работы.

Адаптация МИС под разные специальности

Медицинская информационная система адаптируется под специфику различных направлений медицины. Для стоматологий важно наличие зубной формулы и интеграции с оборудованием. Косметологические клиники активно используют модули продажи абонементов и учета расходных материалов. Многопрофильные центры, такие как Тестклиник, нуждаются в гибкой настройке расписания для врачей разных специальностей и широком спектре цифровых протоколов осмотров.

Соответствие законодательства (152-ФЗ, 242-ФЗ, ЕГИСЗ)

Любая медицинская информационная система в России должна строго соответствовать требованиям законодательства. Это критический фактор при выборе программного обеспечения.

• 152-ФЗ и 242-ФЗ. Эти законы регулируют хранение и обработку персональных данных пациентов. Надежная МИС для частной клиники обеспечивает шифрование данных, разграничение прав доступа для сотрудников и безопасное хранение баз данных на территории Российской Федерации.
• ЕГИСЗ. Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения требует обязательной передачи сведений о пациентах и оказанных услугах. Соответствующая программа для клиники должна поддерживать интеграцию с государственными реестрами для легальной работы медицинского учреждения.

О клинике

Тестклиник — это многопрофильный медицинский центр в городе Королёв Московской области. В данной клинике можно пройти весь комплекс диагностических исследований, а также получить услуги по следующим направлениям:

• УЗИ внутренних органов
• ЭКГ и ЭХО КГ
• Проведение скринингов при беременности
• Анализы крови, мочи
• Введение лекарств через капельницу
• Посещение врачей (терапевт, гинеколог, эндокринолог, онколог, дерматолог, невролог, нефролог)
• Косметологические процедуры

В клинике также существуют комплексные программы по репродуктивному здоровью, от диагностики причин бесплодия до комбинированного пренатального скрининга, определение пола ребенка, исключение возможных патологий развития, сдать кровь на неинвазивный пренатальный тест.

Помимо современного лицензированного медицинского оборудования, Тестклиник обеспечивает приятную атмосферу и комфортное лечение для всей семьи.

В настоящий момент в клинике трудится 13 человек. Это позволяет сохранять формат семейной клиники, уделяя большое количество времени каждому пациенту, окружая заботой и вниманием.

Какие задачи планировали решить?

В первую очередь, необходимо было автоматизировать рабочие процессы клиники. Облегчить администраторам операции с данными пациентов, составление отчётов, ускорить обработку звонков и заявок, чтобы оставалось больше времени на консультации пациентов и персональный подход.

Оптимизировать ведение случаев заболевания для врачей, обучить работе с цифровыми протоколами осмотров и электронными медицинскими картами, чтобы исключить любую бумажную работу и утвердить единый источник хранения и обмена информации в клинике.

Также, перед клиникой стояла задача наладить коммуникацию с пациентами посредством автоматизированных смс-рассылок для сокращения числа неявок на приём и снижения риска человеческого фактора при уведомлении пациентов.

И, конечно, необходимо было работать над узнаваемостью бренда для того, чтобы как можно больше потенциальных пациентов могли получить качественную медицинскую помощь.

Почему Medesk?

Тестклиник является активным пользователем медицинских агрегаторов, поэтому, для удобства пользования такими системами, необходимо было провести автоматизацию рабочих процессов внутри клиники. Это не только должно было позволить разгрузить административный персонал, но еще и способствовать увеличению потока пациентов через онлайн запись.

Основная задача заключалась в том, чтобы выбрать такую медицинскую информационную систему, которая бы не только позволяла закрывать текущие вопросы, но и оставляла возможности для будущего расширения. Также, была потребность в том, чтобы сохранить стиль клиники, сделать бренд визуально узнаваемым.

Программа МИС для клиники Medesk, как облачный продукт, закрывает все потребности клиники и гарантирует лёгкий период адаптации, без необходимости в предварительной подготовке и закупке оборудования.

Какие модули были внедрены с помощью Medesk?

Внедрение МИС в клинику

Обучение работе в платформе Medesk заняло около недели. Поскольку мы предоставляем облачный сервис, клинике не нужно устанавливать ПО на компьютер, а также у нас нет специальных технических требований. Достаточно простого доступа в интернет. Внедрение МИС в клинику прошло максимально комфортно для сотрудников. Не будем расписывать все рутинные процессы интеграции и оптимизации, вместо этого сразу перейдем к описанию внедрения ключевых модулей.

Интеграция с медицинским агрегатором ПроДокторов

Тестклиник активно использует медицинский агрегатор "ПроДокторов" в качестве канала привлечения новых пациентов. И, поскольку, Medesk поддерживает интеграцию с различными программными продуктами, процесс записи на прием был максимально упрощен и сделан наиболее удобным образом для пациента.

Как происходила интеграция?

Наши коллеги заполнили подробную информацию о каждом враче: стаж и опыт работы, образование, добавили опцию вызова врача на дом, а также дополнили профиль врача, прикрепив фотографии.

Это было сделано для того, чтобы, когда потенциальные пациенты приходят на сайт-агрегатор, они видели всю необходимую информацию о врачах и могли прочитать отзывы реальных пациентов. Это побуждало пациентов записываться на прием, так как формировалось доверие к клинике.

Стандартная процедура записи на приём через ПроДокторов, без интеграции с Medesk, позволяет только выбрать врача и оставить заявку на запись. Фактически, это запрос на обратный звонок, который обрабатывается вручную специалистом клиники. То есть, сотрудник колл центра уточняет удобное время и передает запись в клинику.

Интеграция с Medesk добавляет функцию отображения реального графика работы врача в формате удобных интервалов для записи, которые пациент сразу же видит в профиле специалиста и может сам выбрать нужный ему слот.

• В первую очередь, это облегчает принятие решений о записи, так как, прочитав отзывы и выбрав врача, пациент сразу увидит на какое время можно забронировать приём и подберет для себя удобный интервал, без необходимости ожидать звонок из колл центра.
• В свою очередь, клиника избавляется от рутинного регистрирования подобных заявок вручную. Удобство интеграции состоит в том, что она работает в обе стороны, и все заявки совершенные пациентами автоматически передаются в расписание клиники в Medesk, где регистратор сможет в дальнейшем работать с уже созданным бронированием.

Благодаря интеграции также появляется возможность отслеживать канал привлечения. Такие записи помечаются специальным тегом: “ПроДокторов”. Это позволяет клинике понимать:

• Количество пациентов, которых удалось привлечь с помощью данного канала;
• Объем выручки, который удалось получить от приёмов с агрегатора “ПроДокторов”;
• Количество затраченных средств на привлечение этих пациентов.

Личный кабинет пациента

Отдельно был подключен и успешно используется модуль "Личный кабинет пациента". Благодаря ему клиенты получили доступ к:

• Личной медицинской карте, в которой хранится информация о посещении клиники, ФИО лечащего врача;
• Информации о готовности и результатах анализов;
• Возможности управления бронированием (отмена записи).

Электронный личный кабинет удобен тем, что позволяет пациенту отслеживать информацию о состоянии своего здоровья без обращения в клинику.

Интеграция с сервисом SMS рассылок

Для того, чтобы пациенты всегда были в курсе своего плана лечения, мы настроили автоматизированные SMS-рассылки. Короткие сообщения помогают поддерживать профессиональное общение с клиентами.

Пациенты лучше организовывают свое время благодаря налаженной коммуникации и своевременным напоминаниям. Автоматизированные SMS-рассылки значительно снижают процент неявок, повышают лояльность к клинике и информированность пациента. Также, напоминания с благодарностью и просьбой оставить отзыв, помогают привлекать больше пациентов на упомянутых ранее агрегаторах.

Благодаря автоматизации, администраторы клиники могут больше не тратить время на ручную отправку сообщений. Вместо этого они полностью сосредоточены на улучшении качества обслуживания пациентов в клинике.

Какие SMS-сообщения мы автоматизировали?

• SMS-напоминание о записи в клинику
• Благодарность за посещение клиники и ссылка на форму отзывов

Брендирование

Сотрудники платформы Medesk учли пожелания по созданию брендированного интерфейса клиники. Теперь весь внутренний интерфейс и личный кабинет пациента, выполнен в единой цветовой палитре бренда. На каждом этапе взаимодействия с функционалом Medesk, будь то пациент или сотрудник, можно увидеть логотип клиники:

Логотип и брендовое оформление также наследуется во все документы и печатные формы клиники, с которыми сотрудники работают в Medesk.

Платформа Medesk позволяет изменять имя отправителя для всех SMS сообщений и, теперь, вместо обычного номера телефона, пользователи видят название бренда – Тестклиник. Это помогает не потерять сообщение в большом потоке информации, с которым ежедневно сталкиваются пациенты.

Сильный личный бренд клиники — это образ, который остается в памяти пациентов и является гарантом высокой посещаемости. Бренд начинается с мелочей, которые учтены в платформе Medesk.

Планы на будущее

В настоящее время, Medesk и Тестклиник продолжают сотрудничать. Запланированы интеграции следующих модулей облачной платформы, которые помогут нам привлечь еще большее количество пациентов и расширить возможности клиники:

• Телемедицина
• Интеграция с ЕГИСЗ
• Складской учет

Работая вместе, мы сможем полностью закрыть потребности в автоматизации работы клиники, а также подготовим все условия для расширения деятельности многопрофильного медцентра Тестклиник. В общем и целом, более 20 модулей Medesk решают все основные задачи медицинского центра — от CRM системы до безопасности данных и автоматизации регистратуры.

Часто задаваемые вопросы

Чем МИС отличается от обычной CRM для клиники? Обычная CRM фокусируется на продажах, маркетинге и записи пациентов. Медицинская информационная система (МИС) имеет более широкий функционал. Она включает в себя электронные медицинские карты, врачебные протоколы осмотров, интеграцию с лабораториями и складской учет медикаментов.

Сколько времени занимает внедрение МИС в клинику? Сроки зависят от масштаба клиники и выбранной системы. Внедрение облачной платформы Medesk обычно занимает от нескольких дней до пары недель. Это время включает базовую настройку системы, перенос существующих данных и обучение персонала работе с новой программой.

Обязана ли частная клиника передавать данные в ЕГИСЗ? Да, согласно российскому законодательству, частные клиники обязаны передавать сведения о пациентами в Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ). Правильно выбранная МИС для частной клиники автоматизирует этот процесс, избавляя сотрудников от двойного ввода данных.