Эффективное управление частной клиникой или стоматологией требует от руководителя внимания к деталям, но именно мелочи чаще всего становятся источником крупных финансовых потерь. Одной из самых острых проблем остается ведение складского хозяйства. Многие владельцы и главные бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда лекарства «уходят» в никуда, отчетность не сходится с реальными остатками, а проверки Росздравнадзора заканчиваются штрафами.
Проблема учета медикаментов в частной клинике имеет две стороны: регламентированную бухгалтерскую и оперативную складскую. Ошибка в любой из них влечет за собой налоговые риски или утрату ликвидности препарата. Лекарственные средства одновременно выступают и как материально-производственные запасы для оказания услуг, и как товар, если у вас есть аптечный киоск.
Разобраться в тонкостях проводок, понять значение маркировки и узнать, как связать оказание медицинской услуги с автоматическим списанием препаратов — цель данной статьи. Мы разберем нормативную базу и покажем, как современная программа для клиники превращает этот головную боль в автоматизированный процесс. Также мы детально рассмотрим все этапы жизненного цикла медикамента в лечебно-профилактическом учреждении.
Сложности учета медикаментов в частной клинике
Управление запасами в медицине принципиально отличается от ритейла или производства. Здесь цена ошибки может измеряться не только рублями, но и здоровьем пациентов, а также репутацией лицензированного учреждения.
Основная боль — это пересортица и недостачи, которые всплывают только во время инвентаризации. Частая ситуация: врач ввел препарат пациенту, но не сообщил администратору, или накладная была оформлена спустя несколько дней после фактической поставки. В итоге остатки в программе и на полке не совпадают.
Еще одна сложность — двойная природа медикаментов в частной практике. С одной стороны, это расходный материал, необходимый для проведения манипуляции (инъекция, касторка, шовный материал), и его стоимость должна быть включена в себестоимость услуги. С другой стороны, если клиника реализует препараты через руки или имеет свой аптечный пункт, то это уже торговая операция с переходом права собственности.
Смешивание этих двух потоков без должной аналитики приводит к искажению финансового результата. Вы можете думать, что услуга приносит прибыль, а на самом деле вы «проедаете» маржу за счет списания дорогих импортных препаратов, которые не были включены в стоимость приема.
Традиционные методы ручного управления эффективно работают только при очень малом обороте. Как только поток пациентов растет, человеческий фактор неизбежно ведет к хаосу. Старшая медсестра может забыть записать выбывшую ампулу, а бухгалтер — увидеть погрешность только в конце квартала.
Внедрение медицинской информационной системы (МИС) нацелено на то, чтобы исключить этот разрыв между фактическим движением товара и его отражением в учете.
Многие руководители осознают, что для контроля бизнеса нужна прозрачность, которую не может обеспечить Excel, где формулы случайно стираются, а версии файлов расходятся. Для частных учреждений критически важно соблюдение требований ФСБУ 5/2019.
Как медикаменты классифицируются в бухгалтерском учете
Прежде чем настраивать проводки, необходимо понять правовую природу объекта. Согласно современным стандартам, в частности ФСБУ 5/2019 «Запасы», медикаменты признаются материально-производственными запасами (МПЗ). Это означает, что актив должен использоваться в обычной деятельности клиники, ожидать получения экономических выгод и быть готов к использованию в течение короткого цикла (обычно не более 12 месяцев).
Если вы приобретаете препараты не для перепродажи, а для использования в лечебном процессе, они капитализируются как запасы. Это базовое правило, которое определяет, как учитываются медикаменты в бухгалтерском учете любой коммерческой организации.
В плане счетов бухгалтерского учета для этого предназначен Счет 10 «Материалы». Чаще всего используется субсчет 10.1 «Сырье и материалы».
Именно на нем собирается стоимость упаковок, ампул, флаконов, шприцев и перчаток, необходимых для работы врачей. В бюджетных учреждениях используется счет 105 01 «Медикаменты и перевязочные средства». Однако, если в вашей клинике есть аптечный киоск, где препараты продаются населению, то такие товары должны учитываться на Счете 41 «Товары».
Важно четко разделять эти потоки еще на этапе поступления. Препарат, купленный для процедурного кабинета, учитывается как материал (Дт 10), а тот же препарат, купленный для аптеки — как товар (Дт 41). Это влияет на порядок формирования себестоимости. Для Счета 10 расходы формируют стоимость медицинских услуг, а для Счета 41 — торговую наценку.
Особое внимание заслуживают наркотические и психотропные вещества. Это специфическая группа ТМЦ, требующая не просто двойной записи в бухгалтерии, но и строгого предметно-количественного учета. Каждая упаковка, а иногда и каждая таблетка должны быть зафиксированы в специальных журналах и подведомственны контролю.
Бухгалтер должен обеспечить такую аналитику, чтобы в любой момент можно было сформировать отчет по движению этих средств с указанием номеров серий и сроков годности.
Ошибки здесь грозят не только штрафами, но и уголовной ответственностью, поэтому большинство клиник стараются минимизировать оборот НС и ПВ, оставляя только жизненно необходимые для деятельности номенклатурные позиции.
Поступление медикаментов: документы и проводки
Фундаментом корректного учета являются первичные документы. При поступлении медикаментов от поставщика (дистрибьютора или аптечного склада) вы обязаны оформить приемку. Основным документом служит товарная накладная (форма ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД). УПД сейчас наиболее предпочтителен, так как заменяет собой накладную и счет-фактуру, являясь основанием для принятия НДС к вычету.
Важно помнить, что к каждой поставке должны прилагаться декларация о соответствии или сертификат качества, а также копии регистрационных удостоверений, подтверждающих легальность препарата на территории РФ. Проверка действительности кодов маркировки через систему «Честный ЗНАК» (МДЛП) является обязательным этапом приемки.
Бухгалтерская проводка при поступлении выглядит стандартно: Дт 10.1 (или 41) — Кт 60 («Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). По кредиту счета 60 отражается задолженность перед поставщиком, а по дебету счетов запасов — оприходование ТМЦ.
Если ваша клиника является плательщиком НДС и применяет общую систему налогообложения, необходимо выделить налог.
Формируется проводка: Дт 19 — Кт 60. Налог можно принять к вычету (Дт 68 — Кт 19) только при наличии правильно оформленного счета-фактуры или УПД с выделенной суммой налога и при условии, что приобретенные медикаменты будут использованы в операциях, облагаемых НДС.
Здесь кроется сложность: медицинские услуги по общему правилу освобождены от НДС (пп. 2 п. 2 ст. 149 НК РФ), а розничная продажа лекарств — нет. Клинике, совмещающей эти виды деятельности, вести раздельный учет входного НДС критически важно.
Оприходование должно происходить по фактической себестоимости. Это не только цена в прайс-листе поставщика, но и расходы на доставку, если они не включены в цену, а также таможенные пошлины (при импорте).
Типичная ошибка малого бизнеса — оприходовать препараты без физической сверки. Бухгалтер видит в 1С накладную и нажимает «провести». Но если на самом деле курьер привез коробку с повреждениями или не той партии, это приведет к расхождениям при инвентаризации. Лучше сделать проводку после того, как кладовщик или медсестра сверили физическое количество и серии с накладной.
Интеграция с МИС позволяет делать это в режиме реального времени: кладовщик сканирует приходную накладную, и бухгалтер видит ее в своей программе сразу.
Как проводить списание медикаментов
Списание — это наиболее ответственный этап, где чаще всего совершаются хищения или ошибки. ФСБУ 5/2019 «Запасы» разрешает использовать три основных метода оценки материалов при их выбытии:
- По себестоимости каждой единицы.
- По средней себестоимости (взвешенная или скользящая оценка).
- По методу ФИФО (сначала пришло — сначала ушло).
Для частной клиники, специализирующейся на оказании услуг, чаще всего подходит метод средней себестоимости или ФИФО. Метод ФИФО логичнее с точки зрения логистики: старые партии должны расходоваться первыми, чтобы уйти истекший срок годности. В бухгалтерских программах 1С для торговли чаще всего настроено именно ФИФО.
Самая частая операция — использование медикамента при оказании медицинской услуги. Проводка: Дт 20 (Основное производство) — Кт 10.1.
В регистрах счет 20 (или 26 для общехозяйственных расходов) формируется прямая себестоимость конкретной услуги. Важно, чтобы списание подтверждалось первичным документом. На практике это требование-накладная (форма М-11) или собственная форма акта списания, утвержденная в учетной политике клиники. В бумажном виде врач обычно пишет «рецепт» или назначение, которое передается в аптеку/кладовую, но для бухгалтерии нужно документальное оформление расхода.
Если клиника работает по системе ОМС, списание медикаментов имеет свои нюансы. Стоимость препаратов закладывается в тариф ТФОМС. Здесь важно не превысить лимиты, установленные фондом, и грамотно разделять затраты между бесплатными пациентами и платными услугами.
Для ДМС все проще: расход включается в стоимость лечения по договору, и страховая компания требует документы, подтверждающие факт использования препаратов.
Списание испорченных или просроченных препаратов — это всегда убыток. Проводка: Дт 91.2 (Прочие расходы) — Кт 10.1.
Однако нельзя просто так выбросить лекарства в мусорку. Необходим акт на списание, в котором указывается причина (истек срок годности, нарушение целостности упаковки, брак).
Чтобы минимизировать убытки, клиники используют системы отслеживания сроков. В Medesk можно настроить уведомления о приближении срока годности. Это позволяет успеть реализовать препарат до того, как он станет негодным.
Таблица 1. Сравнение методов списания для клиники
| Метод списания | Суть метода | Применимость для частной клиники |
|---|---|---|
| По себестоимости каждой единицы | Списывается ровно та сумма, за которую куплен конкретный флакон. | Подходит для уникального, дорогого оборудования (импланты). Сложно для массы мелких товаров. |
| Средняя себестоимость | Стоимость усредняется по остаткам на складе. | Упрощает учет, сглаживает скачки цен. Удобно для канцелярии и расходников. |
| ФИФО | Сначала списываются самые ранние закупки. | Наиболее логично для лекарств с ограниченным сроком годности. |
Порядок и оформление результатов инвентаризации медикаментов
Инвентаризация — это единственный способ проверить достоверность данных бухгалтерского учета. Согласно законодательству, проведение инвентаризации обязательно в нескольких случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении хищений или порчи имущества;
- при передаче имущества в аренду или выкупе.
Для клиники с высокой оборачиваемостью препаратов недостаточно проводить инвентаризацию раз в год. Рекомендуется проводить плановые ежеквартальные или ежемесячные пересчеты по рискованным группам товаров, например, НС или препаратам для химиотерапии. Внеплановые инвентаризации могут быть инициированы директором по усмотрению.
Процесс оформляется документально с помощью инвентаризационной описи (форма ИНВ-3), где фиксируется фактическое наличие и номер серии каждого медикамента. После сверки с данными бухгалтерии составляется сличительная ведомость (форма ИНВ-19), где выявляются излишки или недостачи.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете проводками.
- Если выявлены излишки: Дт 10.1 — Кт 91.1 (Прочие доходы). Препарат ставится на учет по рыночной стоимости.
- Если выявлена недостача в пределах норм естественной убыли (для медикаментов нормы часто нулевые, но некоторые формы, например, перевязочные материалы, могут иметь усушку): Дт 94 (Недостачи и потери от порчи ценностей) — Кт 10.1. Затем списание на расходы: Дт 20 (или 44) — Кт 94.
- Если недостача сверх норм или произошла кража, сумма недостачи относится на виновное лицо: Дт 73.2 (Расчеты по возмещению материального ущерба) — Кт 94. Виновник должен возместить ущерб в рыночной цене товара (разница между балансовой стоимостью и рыночной ценой относится на счет 91).
Отдельный блок контроля — инвентаризация наркотических и психотропных веществ. Согласно Приказу Минздрава, категорически запрещены какие-либо расхождения по данным средствам. Любая недостача трактуется как хищение и влечет уголовную ответственность. На практике часто используют термин «предметно-количественный учет», требующий фиксации каждой операции в специальных журналах.
Автоматизация через систему МДЛП и интеграцию с МИС позволяет свести погрешность к нулю, так как сканирование кодов Data Matrix гарантирует фиксацию каждого движения. Один из наших кейсов описывает, как интеграция с «Честным ЗНАКом» спасает от штрафов.
Налоговый учет медикаментов: на что обратить внимание
Бухгалтерский учет не является конечной точкой — важно отразить расходы в налоговом учете, чтобы уменьшить базу по налогу на прибыль или УСН.
Основная сложность при работе на ОСНО (общая система налогообложения) — это НДС. Как было сказано выше, медицинские услуги освобождены от налога (ст. 149 НК РФ), а лекарства, если вы их продаете в розницу, облагаются 10% или 20%.
Если клиника покупает препараты для использования в услугах, входной НДС по ним к вычету не принимается, а включается в их стоимость. НДС по товарам для аптеки — принимается к вычету.
Это требует жесткого раздельного учета «входного» налога. Существует правило 5%: если доля расходов, относящихся к необлагаемым операциям, не превышает 5%, то весь входной НДС можно принять к вычету. В клиниках, где аптечный киоск мал, а основную выручку составляют услуги, это может работать. Но лучше всего настроить аналитику в 1С, разделяя закупки для лечебного процесса и для розницы.
Для налога на прибыль (или УСН «доходы минус расходы») момент признания расхода — это дата передачи медикамента в производство, то есть когда он был использован для лечения пациента.
Для УСН «доходы минус расходы» (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) медикаменты учитываются в материальных расходах. Но есть важный нюанс: расход признается только после того, как он был фактически оплачен поставщику и списан в производство.
Если вы купили лекарства, поставили на склад, но еще не оплатили и не использовали, то расхода для налоговой нет. При больших закупках это может создавать временное рассогласование между кассовым методом и реальной прибылью.
Главную ошибку, которую ищет налоговая при проверке медикаментов — это списание расходов без подтверждения. Если вы не можете показать, кому и когда ввели препарат, налоговая может снять расходы и доначислить налог.
Как автоматизация решает проблему учета медикаментов
Автоматизация через специализированную медицинскую информационную систему переводит управление складом в режим реального времени. Главная задача программного обеспечения — связать медицинскую услугу с материальной составляющей без участия бухгалтера в каждой операции.
Ключевые функции, которые должна закрывать система для клиники:
- Складской учет в разрезе серий и сроков годности. Система должна запрещать продажу препарата с истекающим сроком или те, что требуют строгого учета (НС/ПВ). В Medesk реализован полноценный модуль складского учета расходных материалов и медикаментов, позволяющий видеть остатки в разрезе партий. Система мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП) интегрируется напрямую, что облегчает работу с маркировкой.
- Автоматическое списание. Это ключевой элемент эффективности. Врач отмечает в карте пациента выполненную услугу «Инъекция/Лекарственное введение». Система в этот же момент списывает конкретный препарат со склада. Это автоматически формирует проводку: затраты на препарат относятся на себестоимость визита.
- Привязка к прейскуранту. В настройках Medesk можно привязать конкретный медикамент к позиции прейскуранта. Если в услуги включен препарат, списание происходит тихо и незаметно для врача, что исключает человеческий фактор. Это особенно важно для дорогих имплантов или химиотерапии.
- Интеграция с 1С. Данные по закупкам и остаткам должны попадать в бухгалтерскую программу (1С:Предприятие) без ручного переноса. Medesk поддерживает загрузку классификаторов медикаментов и товаров, а также выгрузку документов реализации и перемещений.
- Контроль остатков. Настраиваются уведомления о критическом уровне запасов. Если на складе осталось 5 упаковок основного лекарства, заведующий аптекой получает уведомление, чтобы сделать заказ поставщику.
Использование терминала сбора данных (ТСД) при приемке и выдаче препаратов полностью исключает ошибки ввода. Сотрудник просто сканирует код Data Matrix, и система мгновенно обновляет остатки. Такой подход полностью решает проблему информационного вакуума между тем, что делает врач, и тем, что видит бухгалтер.
Также система обеспечивает соответствие требованиям ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система), так как данные в ней структурированы и готовы для передачи в государственные реестры.
Таблица 2. Отличия ручного и автоматизированного учёта
| Параметр | Ручной учет | Автоматизированный учет (Medesk + 1С) |
|---|---|---|
| Ввод данных | Двойной (медсестра + бухгалтер). | Одинарный (врач/сестра вводит факт оказания услуги). |
| Точность остатков | Низкая, данные устаревают. | Абсолютная, данные в реальном времени. |
| Списание | Оперативное, без основания. | Документальное, на основании акта оказания услуги. |
| Отчетность | Сводится вручную, долго. | Формируется в один клик (себестоимость, остатки). |
| Маркировка (МДЛП) | Отслеживать невозможно. | Поддерживается сканирование кодов и проверка статуса. |
Чек-лист: что проверить в учете медикаментов прямо сейчас
Прежде чем переходить к выбору ПО или планированию инвентаризации, рекомендуем вам пройти этот быстрый аудит текущего состояния. Ответьте честно на эти вопросы, чтобы найти слабые места вашего учета.
- Учетная политика. Закреплен ли в вашей учетной политике метод оценки МПЗ при списании (например, ФИФО или по средней)?
- Материальная ответственность. Назначено ли материально ответственное лицо (МОЛ) за склад медикаментов? Подписан ли с ним договор о полной материальной ответственности?
- Первичные документы. Все ли поступления оформляются первичными документами (ТОРГ-12, УПД) в день прихода или позволяете накладным копиться до конца месяца?
- Раздельный учет. Ведется ли в вашей бухгалтерии (1С) аналитический раздельный учет медикаментов для собственного использования (Счет 10) и для розничной продажи (Счет 41)?
- Регулярность инвентаризаций. Проводятся ли плановые инвентаризации согласно утвержденному графику или когда что-то пропадает?
- Автоматизация. Автоматизировано ли списание медикаментов при оказании услуг? Врач выбирает препарат в системе или вы списываете все оперативно в конце месяца одной суммой?
- Сроки годности. Настроен ли в вашем ПО контроль сроков годности? Получаете ли вы отчеты о просрочке до того, как она случится?
Если вы обнаружили, что большинство ответов отрицательные, значит, ваши финансовые риски высоки. Переход на специализированную систему не просто решает проблемы учета, но и создает базу для анализа маржинальности услуг, позволяя понять, какие диагнозы или процедуры реально приносят прибыль, а какие — съедают оборотные средства.
Понимание того, как учитываются медикаменты в бухгалтерском учете, позволяет выбрать правильные инструменты для автоматизации этих процессов.
Переход на автоматизированные системы МИС Medesk в связке с 1С позволяет синхронизировать действия врачей и бухгалтеров в режиме реального времени. Каждое лекарственное средство будет учтено, списано правильно и своевременно, а финансовая отчетность будет отражать реальное состояние дел в клинике.
Часто задаваемые вопросы
- На каком счете учитывать медикаменты, если мы используем их для лечения, но берем плату за услугу?
Такие медикаменты являются материально-производственными запасами. Их следует учитывать на Счете 10 «Материалы», а при списании — относить на себестоимость услуги (Дт 20 — Кт 10).
- Как правильно списать медикаменты на предприятии, если врач не успел написать назначение?
В таком случае необходимо составить акт о списании. В акте должно быть указано, с какой целью (какой пациент/процедура) был использован препарат, и подписи ответственных лиц (врач, главная медсестра, директор). В идеале такая ситуация должна быть исключением.
- Нужно ли в бухгалтерской программе указывать, что медикаменты являются маркированными (МДЛП)?
В бухучете (1С) сама маркировка не выделяется отдельно на счетах, важно лишь правильно оценить и оприходовать товар. Но для складского учета и передачи данных в «Честный ЗНАК» движение таких препаратов должно фиксироваться.
- Каков порядок действий в случае нарушения сроков приемки медикаментов?
Нарушение сроков приемки ведет к сложностям при оспаривании недостачи. Важно как можно скорее составить Акт о расхождении (форма ТОРГ-2) и направить его поставщику. Если сроки пропущены полностью, товар принимается по количеству, указанному в накладной поставщика, а выявленная недостача относится на материально ответственное лицо.
- Как ведется учет от старшей медсестры на посту без компьютеров?
В условиях отсутствия компьютеров ведется журнал учета лекарственных средств. В нем фиксируется приход и расход. В конце смены медсестра передает другому сестре остатки под подпись. Бухгалтер затем переносит эти данные в свою программу. Это самый рискованный метод, подверженный ошибкам и подлогам. Рекомендуется использовать терминал сбора данных для автоматизации этого процесса.
