Кейс клиники ProPreventa: автоматизация и продвижение

Потребности современных пациентов изменились. Люди стали чаще обращаться в клиники за профилактикой, ежегодными обследованиями и чекапами. В отсутствие срочности и спешки, пациенты тщательней выбирают специалистов и клиники, обращая внимания на сайты, отзывы, социальные сети, возможности онлайн-записи и системы лояльности.

Чтобы сохранять старых и привлекать новых клиентов, клиникам необходимо соответствовать их запросам и интересам, использовать программное обеспечение, которое облегчает взаимодействие врачей и пациентов, обеспечивает высокий коэффициент удержания клиентов и способствует продвижению бренда онлайн.

Сегодня мы разберем кейс клиента — клиники персональной медицины ProPreventa. Мы расскажем, как сотрудничество с Medesk помогло оптимизировать административные процессы, увеличить лояльность пациентов и сократить процент неявок на приёмы.

О клинике

ProPreventa – это многопрофильная клиника, расположенная в центре Сургута. Коллектив клиники состоит из врачей разных специальностей:

• Гинеколога-эндокринолога
• Врача-ревматолога
• Врача-дерматовенеролога (трихолога)
• Клинического психолога
• Врача-превентивной медицины (врач общей практики,трихолог, дерматолог)
• Врачей УЗИ
• Врачей превентивной медицины (диетологов, нутрициологов)
• Врачей-эндокринологов
• Врача-гастроэнтеролога (терапевта)
• Врача превентивной медицины (кардиолога)

Помимо приема врачей, пациенты клиники пользуются лабораторными услугами компании ДНКОМ, проходят чекапы, генетические тесты и курсы оздоравливающих капельниц.

Руководство клиники обратилось к нам с запросом на комплексную автоматизацию. Мы начали сотрудничество, и по итогам 2024 года совместной работы мы увеличили поток пациентов на 30% с помощью нескольких модулей платформы. Но обо всём по порядку.

Проблемы до внедрения Medesk

До перехода на единую платформу клиника ProPreventa сталкивалась с рядом стандартных для частных медицинских центров проблем:

• Высокий процент неявок. Пациенты забывали о записанных приемах, а администраторы не успевали обзванивать каждого лично. Опустевшие кабинеты приносили прямые убытки.
• Разрозненные системы учета. Финансовая отчетность, расписание врачей и базы пациентов велись в разных таблицах и программах. Это затрудняло сбор аналитики и замедляло принятие управленческих решений.
• Сложности с отслеживанием маркетинга. Руководство клиники не могло точно определить, какие именно каналы привлечения (социальные сети, сайт, агрегаторы) приносят больше всего реальных пациентов. Медицинский маркетинг требовал прозрачной системы оценки вложений.
• Ручная обработка записей. Отсутствие удобной онлайн-записи снижало конверсию посетителей сайта в реальные записи. Пациентам приходилось ждать ответа администратора в рабочее время.

Эти трудности требовали комплексного решения, которое могло бы объединить все процессы в одной медицинской информационной системе.

Задачи, которые перед нами стояли

Руководство клиники обратилось к нам со следующими запросами:

1. Привлечь новых пациентов
2. Запустить онлайн-запись на приёмы и другие услуги клиники
3. Упорядочить финансовый учёт
4. Повысить эффективность маркетинговых кампаний и рассылок клиники.

Почему мы?

Medesk – это облачная медицинская информационная система. Medesk — это не просто CRM для клиники, а полноценная МИС, которая решает все поставленные задачи в рамках одной программы, облегчая рабочие процессы клиентов и сокращая количество программного обеспечения, необходимого для устойчивой эффективной работы.

Специалисты клиники ProPreventa выбрали Medesk из-за доступной цены, настраиваемого тарифа и мощного модуля аналитики с более чем 40 готовыми отчётами для руководителей, администраторов и врачей.

Внедренные модули Medesk

После тщательного анализа административных процессов клиники, мы разработали поэтапное внедрение модулей платформы для решения поставленных руководством задач.

Интеграция с WhatsApp

Забота о пациентах и повышение качества сервиса – первостепенная задача клиники. Интеграция с мессенджером делает компанию ближе к аудитории, повышает лояльность и сокращает процент неявок.

Для клиники ProPreventa мы настроили интеграцию с WhatsApp через провайдера pact.im. Какие результаты это принесло:

1. Автоматические рассылки уведомлений о предстоящих приёмах в клинике сократили число пропущенных консультаций на 12%.
2. Администраторы с помощью личного кабинета провайдера собирают обратную связь пациентов после приёма, а также переносят и подтверждают приёмы. Взаимодействие с пациентами напрямую повышает доверие к бренду клиники. По результатам опросов, проводимых клиникой ProPreventa, возможность использовать WhatsApp для общения с клиникой нравится 78% их пациентов.
3. Информация о переносе приёма автоматически отправляется пациенту. Вероятность забыть о пациенте исключается благодаря автоматизированным уведомлениям.

Интеграция с ПроДокторов

ПроДокторов – это сервис отзывов о врачах и клиниках, который используют миллионы людей в России. Агрегатор даёт возможность не только почитать отзывы и поделиться мнением о специалистах, но и записаться на приём к врачу, не покидая сайт.

Интеграция с ПроДокторов даёт ряд преимуществ:

• Повышает доверие и репутацию
• Привлекает новых пациентов
• Улучшает SEO показатели клиники.

Мы использовали возможности платформы для размещения функции онлайн-записи на приём. Пациент, прочитав отзывы и информацию о клинике, готов сделать выбор в пользу определённого специалиста. Чтобы клиент не «остыл», мы даём возможность сразу же выбрать дату и время для записи на приём, делая путь пациента комфортным на всех стадиях.

Онлайн-запись

Кроме агрегатора отзывов, мы подключили функцию онлайн-записи в социальных сетях клиники. Клиника активна онлайн, регулярно делится полезными постами и видео, проводит онлайн и офлайн мероприятия. Разместив ссылку на запись в профиле, мы увеличили количество приёмов на 23% и записей на сдачу анализов на 15%.

Процесс записи на приём прост:

1. Пациент выбирает услугу и специалиста.
2. Подбирает удобный день и время приёма (сдачи анализа).
3. Вводит свои ФИО и номер телефона.
4. Получает код-подтверждение для входа в личный кабинет и формирования записи.

Использование личного кабинета является преимуществом как для пациента, так и для клиники. Личный кабинет создаётся при первом обращении и позволяет клиентам ProPreventa контролировать будущие приёмы. А клиника, в свою очередь, может быть уверена, что время забронировал реальный человек, а не бот.

Управленческая отчетность

Наладить постоянный поток пациентов благодаря интеграциям и онлайн-записи недостаточно для роста продаж в клинике. Чтобы управлять развитием, видеть сильные и слабые стороны административной и врачебной работы и вовремя корректировать рабочие процессы, нужна сильная аналитика.

Модуль управленческой отчётности в Medesk состоит из более чем 40 готовых отчётов по различным параметрам:

• Приёмы и счета
• График работы
• Выручка
• Специалисты
• Пациенты
• Оказанные услуги
• СМС-уведомления
• Маркетинг
• Качество обслуживания и другое.

Возможности аналитики платформы были успешно внедрены в рабочий процесс клиники. С помощью аналитического отчёта «Пациенты по дням рождениям», администраторы клиники осуществляют персонализированные рассылки с поздравлениями и скидками для повышения лояльности пациентов.

Аналитика уведомлений в картах пациентов через раздел «Центр коммуникации» используется для отслеживания статусов отправки всех уведомлений. Модуль выявляет пациентов, которые не пользуются WhatsApp. Списки составляются автоматически и помогают администраторам реагировать оперативно: позвонить клиенту, чтобы напомнить о предстоящем приёме или переносе, сообщить о специальных акциях клиники.

Мы не забываем и о маркетинге. Клиника ProPreventa работает с функционалом меток, в частности, с метками о каналах привлечения. Большая часть меток поступает автоматически из онлайн-записи с сайта и агрегаторов. На основе этой информации генерируются отчёты об эффективности каналов привлечения.

Грамотный медицинский маркетинг невозможен без точных данных, и модуль отчётности дает руководству полное понимание рентабельности каждого источника трафика.

Благодаря меткам пациентам и отчётам, отслеживается эффективность персонала. Например, количество проведённых приёмов каждым специалистом, процент повторных приёмов у них же. Специальными метками отмечаются постоянные клиенты с персональной системой лояльности.

Маркетинговые кампании и рассылки

Эффективное продвижение клиники требует системной работы с базой пациентов. С помощью встроенных инструментов Medesk мы выстроили автоматизированные воронки коммуникации, которые приносят прямую прибыль.

• Первая задача заключалась в возвращении пациентов на регулярные чекапы. Мы настроили автоматические напоминания для пациентов, которые не посещали клинику более 6 месяцев. Рассылка включала персональное предложение на комплексный чекап со скидкой 10%. Это позволило вернуть более 15% "спящих" пациентов.
• Вторая задача — работа с днями рождения. В дополнение к поздравлениям, описанным в разделе отчетности, клиника запустила автоматическую воронку: за неделю до дня рождения пациенту приходит предложение пройти обследование со специальной скидкой, действующей весь именинный месяц. Конверсия таких предложений в реальные визиты составила 8%.
• Третья задача — информирование о новых услугах. При запуске курса оздоравливающих капельниц администраторы сделали сегментированную рассылку по базе пациентов, ранее проходивших процедуры внутривенной терапии. Благодаря точному таргетингу, продажи новой услуги окупились в первый же месяц. Использование единой базы для маркетинговых кампаний значительно упростило жизнь менеджерам и увеличило выручку клиники.

Онлайн-касса

Medesk позволяет вести весь финансовый учёт не покидая платформы. Для клиники ProPreventa мы осуществили:

• Печать чеков из платформы
• Синхронизацию с ОФД
• Возможность выставлять счета и получать предоплату.

Персонал клиники выполняет больше операций за меньшее количество времени, сосредотачиваясь на главном – качестве обслуживания пациентов.

Отзыв директора клиники

Мы попросили директора клиники ProPreventa, Викторию Саакян, поделиться опытом работы с МИС Medesk:

«С внедрением Medesk мы не только увеличили количество пациентов, но и существенно сократили неявки. Особенно хочу выделить удобство онлайн-записи, которая стала простой и доступной благодаря Medesk. Теперь наши пациенты могут записаться на приём в любое удобное для них время, что сделало процесс обращения к нам более гибким и удобным.

Интеграция с WhatsApp также стала ключевым моментом в улучшении наших коммуникаций с пациентами. Благодаря этой интеграции, она стала проще и быстрее. Мы можем легко напоминать им о предстоящих приёмах, предлагать индивидуальные программы лояльности и уточнять детали».

Итоги

Клиника ProPreventa столкнулась с необходимостью расширения потока пациентов и автоматизации рутинных процессов. Главный запрос руководства звучал так: как увеличить заявки и снизить CPL (стоимость привлечения лида), не раздувая маркетинговый бюджет. Благодаря комплексному внедрению платформы Medesk, клиника перевела все процессы в единую экосистему, что дало прозрачную аналитику по каждому вложенному рублю.

Ознакомиться с конкретными достигнутыми показателями можно ниже:

• Рост потока пациентов на 30% за счет подключения онлайн-записи из социальных сетей и агрегаторов отзывов.
• Снижение CPL на 22% благодаря точному отслеживанию рекламных каналов и отказу от неэффективных источников трафика.
• Сокращение неявок на 12% через автоматические напоминания в WhatsApp.
• Рост приёмов на 23% и записей на анализы на 15% после настройки удобного виджета онлайн-бронирования.
• Возврат 15% "спящих" клиентов с помощью автоматических рассылок с предложениями чекапов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как облачная МИС помогает снизить стоимость привлечения пациента (CPL)?

Медицинская информационная система собирает данные обо всех заявках из разных каналов (соцсети, сайт, агрегаторы) в единый интерфейс. Руководитель видит, какой источник приносит больше всего реальных визитов, и перераспределяет бюджет в пользу самых эффективных каналов. Это позволяет снизить CPL и отказаться от невыгодной рекламы.

2. Подходит ли Medesk для небольших клиник с ограниченным бюджетом?

Да. Платформа имеет гибкие настраиваемые тарифы, что позволяет платить только за те модули, которые действительно необходимы. Автоматизация рутинных задач (рассылки, онлайн-касса, запись) снижает нагрузку на администраторов, что в итоге экономит деньги клиники.

3. Сколько времени занимает процесс внедрения платформы в клинике?

Базовое внедрение ключевых модулей (электронная карта, онлайн-запись, касса) занимает несколько недель. Сроки зависят от масштабов клиники и количества интеграций с внешними лабораториями или сервисами. Специалисты Medesk сопровождают клиента на всех этапах запуска.

Планы

Дальнейшие планы нашего сотрудничества направлены на расширение взаимодействия с использованием новых возможностей и сервисов, предоставляемых платформой Medesk. Некоторые из возможных направлений включают в себя:

• Использование дополнительных модулей и функций Medesk и углубление интеграций.
• Внедрение телемедицины и мобильного приложения Medesk Meet.
• Активное использование обратной связи от пациентов через Medesk, а также внедрение рекомендаций и предложений клиентов для улучшения качества обслуживания и удовлетворения клиентов.

Эти шаги направлены на углубление сотрудничества между ProPreventa и Medesk и создание эффективной и удобной медицинской практики для пациентов.