Учет медикаментов в клинике: ПО и методы контроля

Правильная организация учета медикаментов — одна из самых сложных задач, с которой сталкиваются руководители частных клиник. Отсутствие нужного препарата на складе в момент приема пациента приводит к срыву назначений и недовольству клиентов. Просроченные лекарства, обнаруженные при проверке, оборачиваются серьезными штрафами и репутационными потерями. А расхождения между фактическими остатками и документами вызывают вопросы у контролирующих органов.

Многие клиники начинают с электронных таблиц или бумажных журналов, но по мере роста этот подход перестает работать. Администраторы тратят часы на поиск информации, врачи не знают, есть ли в наличии нужное лекарство, а главврач получает неточные данные о расходах.

В этой статье мы разберем, как выстроить систему учета медикаментов, которая защитит клинику от финансовых потерь и штрафов, сэкономит время персонала и обеспечит прозрачность всех складских операций. Вы узнаете о нормативных требованиях, типичных ошибках и практических решениях, которые помогут автоматизировать контроль лекарственных средств.

Важность ведения учета медикаментов для частной клиники

Каждая частная клиника сталкивается с необходимостью балансировать между качеством медицинского обслуживания и эффективностью бизнеса. Учет медикаментов находится на пересечении этих двух приоритетов, и ошибки в этой области обходятся дорого.

Риски при проверках Росздравнадзора и Минздрава представляют особую угрозу для бизнеса. Инспекторы проверяют соответствие фактических остатков документации, соблюдение правил хранения и правильность оформления операций движения препаратов. Выявленные нарушения фиксируются в акте, и клиника получает предписание об устранении недостатков.

В серьезных случаях возможна приостановка деятельности на срок до 90 суток: для частной клиники это означает потерю пациентов и дохода. Отсутствие системного подхода к учету медикаментов создает условия для таких нарушений.

Репутационные последствия не менее значимы. Пациент, которому не смогли оказать услугу из-за отсутствия препарата, вероятно, обратится к конкурентам. В эпоху онлайн-отзывов один негативный опыт быстро становится известен потенциальным клиентам. Кроме того, проблемы с учетом медикаментов затрудняют отчетность перед ЕГИСЗ и другими контролирующими системами, и создают дополнительные административные барьеры.

Медицинская информационная система, интегрированная со складским модулем, помогает избежать этих проблем.

Типичные ошибки при ведении учета медикаментов вручную

Большинство частных клиник начинают с электронных таблиц или бумажных журналов, потому что они кажутся простым и недорогим решением. Однако практика показывает, что этот подход создает системные проблемы, которые усугубляются по мере роста клиники. Человеческий фактор неизбежно приводит к ошибкам при внесении данных: неправильно указанный номер серии, опечатка в количестве или пропуск записи о перемещении препарата между кабинетами.

1. Контроль сроков годности при ручном учете превращается в постоянную проблему. Сотрудники должны регулярно просматривать все позиции и выявлять препараты, приближающиеся к окончанию срока хранения. В условиях высокой загрузки эта задача откладывается, и в результате клиника вынуждена списывать просроченные лекарства. Предметно-количественный учет требует системного подхода, который сложно обеспечить без автоматизации.
2. Оперативная проверка остатков на складе также затруднена. Администратор должен найти нужную страницу в журнале или открыть несколько файлов Excel, чтобы ответить на вопрос врача о наличии конкретного препарата. Это замедляет работу регистратуры и создает неудобство для пациентов. Инвентаризация при ручном учете превращается в трудоемкий процесс, требующий сверки множества записей с фактическим наличием. Расхождения между документами и реальными остатками — распространенное явление.
3. Проблемы возникают и при передаче смены между сотрудниками. Без единой системы информации каждый администратор ведет записи по-своему, и разобраться в них коллегам бывает сложно. Отсутствует связь между учетом медикаментов и финансовым учетом клиники, поэтому главврач не получает полной картины расходов на препараты.

Нормативные требования к учету лекарственных средств в медицинских организациях

Российское законодательство устанавливает четкие требования к учету лекарственных средств в медицинских организациях. Приказ Минздрава России от 31.08.2016 № 647н определяет порядок хранения лекарственных препаратов, а приказ от 12.11.1997 № 706н (в действующей части) регламентирует учетные операции.

Учет медикаментов включает документальное оформление всех операций:

• поступление;
• хранение;
• перемещение между подразделениями;
• выдачу и списание.

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующими документами: накладными, требованиями-накладными, актами списания. Журнал учета ведется по утвержденной форме и должен быть доступен для проверки контролирующими органами. Нарушения в оформлении документов могут быть квалифицированы как несоблюдение лицензионных требований.

Особые требования предъявляются к наркотическим и психотропным средствам, включенным в список II и III перечня, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 681. Для этих препаратов предусмотрен предметно-количественный учет с записью каждой операции в специальный журнал. Хранение осуществляется в сейфах или металлических шкафах, доступ к которым ограничен. Ответственность за нарушения в этой области может быть не только административной, но и уголовной.

Система маркировки лекарственных препаратов «Честный ЗНАК» добавила новый уровень требований. Клиники обязаны регистрировать движение маркированных препаратов через систему МДЛП (мониторинг движения лекарственных препаратов).

Каждая операция с препаратом, от приемки до списания, должна быть отражена в системе. Интеграция МИС с системой маркировки существенно упрощает соблюдение этих требований. Подробнее об этом читайте в нашей статье о работе с системой МДЛП.

Ключевые принципы эффективного учета медикаментов в клинике

Автоматизация складского учета — фундамент эффективной системы контроля медикаментов. Она означает переход от бумажных журналов и разрозненных электронных таблиц к единой информационной системе, где фиксируются все операции.

Автоматизация учета позволяет отслеживать движение каждого препарата от момента поступления до списания, обеспечивая прозрачность и исключая возможность искажения данных.

• Принцип FIFO (first in, first out — первый пришел, первый ушел) обязателен для контроля сроков годности. Препараты, поступившие ранее, должны использоваться в первую очередь. Это правило кажется очевидным, но на практике требует дисциплины и системного подхода. Автоматизированная система помогает соблюдать FIFO, отображая препараты в порядке их поступления и предупреждая о приближающихся сроках годности.
• Регулярная инвентаризация необходима для сверки фактических остатков с учетными данными. Периодичность определяется внутренними документами клиники, но рекомендуется проводить ее не реже одного раза в квартал. Инвентаризация выявляет расхождения, которые могут указывать на ошибки в учете, хищения или другие проблемы. Сравнение фактического наличия с данными системы занимает меньше времени при использовании автоматизированного учета.
• Разграничение прав доступа сотрудников к медикаментам и информационной системе — важный элемент контроля. Старшая медсестра может иметь полные права на управление складом, процедурные медсестры — только на просмотр остатков и оформление выдачи, а врачи — на просмотр наличия препаратов.

Электронная медицинская карта (ЭМК) пациента должна быть связана со складской системой: при назначении препарата врач видит его наличие в реальном времени.

• Интеграция учета препаратов с финансовым модулем клиники обеспечивает полную прозрачность расходов. Каждая единица медикамента, использованная при оказании услуги, отражается в себестоимости этой услуги. Это позволяет главврачу и собственникам клиники видеть реальную маржинальность направлений и принимать обоснованные управленческие решения.

Списание медикаментов непосредственно при оказании услуги пациенту исключает расхождения между медицинским и финансовым учетом.

Как программа для учета медикаментов решает проблемы частной клиники

Программное решение для учета медикаментов трансформирует подход клиники к управлению складом. Автоматический контроль остатков означает, что система сама отслеживает количество каждого препарата и предупреждает о необходимости закупки, когда запас достигает установленного минимума. Это исключает ситуации, когда нужного лекарства не оказывается в наличии во время приема пациента. Персонал избавляется от необходимости постоянно проверять остатки вручную.

1. Уведомления о приближающихся сроках годности препаратов приходят заблаговременно. Система настраивается так, чтобы предупреждение появлялось за определенное количество дней до истечения срока — это дает время использовать препарат или вернуть поставщику, если условия договора позволяют. Автоматизация учета с функцией контроля сроков годности существенно снижает потери от списания просроченных лекарств.
2. Списание медикаментов непосредственно при оказании услуги пациенту обеспечивает точность учета. Когда врач или медсестра вносят информацию о процедуре в электронную медицинскую карту, использованные препараты автоматически списываются со склада. Не нужно отдельно оформлять документы на списание — система делает это сама. Исключается двойной ввод данных и связанные с ним ошибки.
3. Формирование отчетов для бухгалтерии и руководства происходит в один клик. Система собирает данные о движении медикаментов за любой период и представляет их в удобном формате: оборотно-сальдовая ведомость, отчет о списании, анализ закупок по поставщикам. Это экономит время старшей медсестры и бухгалтера, а также обеспечивает руководителей актуальной информацией для принятия решений.
4. Контроль движения препаратов между кабинетами и складами реализован в системах с многоуровневой структурой. Каждое перемещение фиксируется в системе: центральный склад — кабинет — пациент. Можно отследить путь любой упаковки препарата. Это важно для выявления причин расхождений при инвентаризации и предотвращения хищений.
5. Оптимизация закупок на основе статистики потребления превращает склад из «черной дыры» в управляемый актив. Система анализирует историю использования каждого препарата и формирует рекомендации по объему закупок. Закупается ровно столько, сколько нужно для обеспечения бесперебойной работы, без излишков, которые придется списывать.
6. Интеграция с системами маркировки и прослеживаемости лекарств упрощает соблюдение требований законодательства. Сканирование Data Matrix кода при приемке и списании препарата автоматически отправляет информацию в систему «Честный ЗНАК». Клиника выполняет требования закона без дополнительной бумажной работы.

Учет медикаментов в медицинской информационной системе Medesk

Medesk предлагает комплексное решение для управления частной клиникой, включающее полноценный складской модуль. Учет медикаментов в Medesk интегрирован с другими функциями системы:

• расписанием;
• электронной медицинской картой;
• кассовым модулем.

Автоматическое списание препаратов при внесении услуг в карту пациента — ключевая функция для практической работы. Когда врач отмечает в ЭМК, что пациенту проведена инъекция конкретного препарата, система автоматически списывает соответствующее количество со склада.

Если у препарата есть серийный номер и срок годности, система предложит выбрать конкретную упаковку. Это обеспечивает точный предметно-количественный учет без дополнительных усилий со стороны персонала.

Многоуровневая система складов в Medesk позволяет настроить структуру в соответствии с организацией клиники. Центральный склад, склады отделений, кабинеты врачей — каждый элемент может иметь свои остатки и правила управления.

Контроль сроков годности реализован через автоматические уведомления. Система предупреждает о препаратах, срок годности которых истекает в ближайшее время. Можно настроить период предупреждения, например, за 30, 14 или 7 дней. Это дает время использовать препарат или принять другие меры.

Также система контролирует критические остатки и напоминает о необходимости пополнения запаса.

Аналитика и отчеты по движению медикаментов доступны в реальном времени. Руководитель клиники может увидеть оборачиваемость каждого препарата, объем списания по причинам, структуру закупок. Отчеты формируются за любой период и могут быть экспортированы. Интеграция учета медикаментов с кассовым модулем Medesk обеспечивает корректный расчет себестоимости услуг.

Разграничение прав доступа и журнал действий сотрудников создают систему контроля и безопасности. Каждая операция в системе фиксируется с указанием времени и пользователя. Можно восстановить историю любого препарата: кто принял, кто переместил, кто списал. Организационная структура клиники определяет распределение прав и ответственности.

Внедрение системы учета медикаментов: пошаговый план

Переход на автоматизированный учет медикаментов требует планирования и последовательных действий.

1. Первый шаг — проведение инвентаризации и подготовка базы данных медикаментов. Необходимо зафиксировать фактические остатки по каждому препарату:
   • наименование;
   • форму выпуска;
   • дозировку;
   • производителя;
   • серию;
   • срок годности;
   • количество.

Эти данные станут основой для начальных остатков в системе. Если номенклатура велика, имеет дело структурировать ее по группам: антибиотики, инфузионные растворы, перевязочные материалы.

2. Настройка складской структуры и мест хранения в системе выполняется на втором этапе. В Medesk создается иерархия складов в соответствии с организацией клиники: центральный склад, склады отделений, кабинеты. Для каждого места хранения настраиваются параметры, такие как ответственный сотрудник, правила доступа, минимальные остатки. Вносятся категории медикаментов и медицинских изделий, настраиваются единицы измерения.
3. Обучение персонала работе с программой учета медикаментов — критически важный этап. Старшая медсестра должна освоить все функции управления складом: приемку, перемещение, инвентаризацию. Процедурные медсестры учатся оформлять выдачу и списание препаратов. Врачи должны уметь проверять наличие препаратов при назначении.
4. Внесение начальных остатков и начало ведения учета в системе знаменует переходный период. Все операции с медикаментами теперь оформляются только через систему, так как дублирование с бумажными журналами создает путаницу. Перекрестная сверка в переходный период помогает выявить проблемы.
5. Настройка интеграции с поставщиками и финансовым блоком завершает базовую конфигурацию. Если клиника получает электронные накладные от поставщиков, настраивается их импорт в систему. Интеграция с 1С или другим бухгалтерским ПО обеспечивает синхронизацию данных. Настраиваются правила формирования проводок при списании медикаментов.

6. Оценка эффективности через три-шесть месяцев после внедрения показывает реальный эффект. Сравниваются показатели до и после:
   • потери от списания просроченных препаратов;
   • время на инвентаризацию;
   • количество случаев отсутствия нужного лекарства.

Обычно клиники отмечают сокращение затрат на медикаменты на 15-25% за счет оптимизации закупок и снижения потерь. Время на оформление документов сокращается в два-три раза.

Если кратко

Учет медикаментов в частной клинике — это не просто формальное соблюдение требований регулятора, а инструмент защиты бизнеса и повышения эффективности. Автоматизация складского учета в составе медицинской информационной системы решает комплекс задач:

1. обеспечивает контроль сроков годности;
2. упрощает инвентаризацию;
3. связывает медицинский и финансовый учет;
4. помогает соблюдать требования маркировки.

Результат — снижение затрат, повышение качества обслуживания пациентов и защита от штрафов при проверках.

Medesk предлагает готовое решение для клиник, которые хотят выстроить системный учет медикаментов. Складской модуль интегрирован с электронными медицинскими картами, расписанием и кассой, что создает единую информационную среду. Персонал работает в привычном интерфейсе, а система автоматически обрабатывает данные о движении препаратов.

Часто задаваемые вопросы

1. Как избежать ошибок при оформлении требований-накладных?

Используйте автоматизированную систему, которая формирует документы по утвержденным формам. В Medesk требование-накладная создается на основе данных о перемещении препаратов, что исключает ручной ввод и связанные с ним ошибки. Проверяйте соответствие данных накладной поставщика фактическому количеству принятых препаратов.

2. Какой срок хранения журналов учета наркотических средств?

Журналы регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, хранятся в течение 10 лет после внесения последней записи. Это требование установлено Постановлением Правительства РФ № 681. Нарушение сроков хранения может повлечь штраф при проверке.

3. Как автоматически списывать лекарства при оказании услуг?

В Medesk списание происходит автоматически, когда врач или медсестра вносят информацию об оказанной услуге в электронную медицинскую карту пациента. Система определяет, какие медикаменты используются при этой услуге, и списывает их со склада. Для препаратов с серийным учетом предлагается выбрать конкретную упаковку.

4. Что делать при выявлении недостачи?

Проведите расследование причин недостачи: проверьте правильность оформления документов, опросите ответственных сотрудников. Оформите акт о недостаче, определите виновных лиц и примите меры в соответствии с трудовым законодательством. Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на расходы, сверхнормативная — возмещается за счет виновных лиц.

5. Как интегрировать склад с модулем Касса?

В Medesk эта интеграция работает по умолчанию. При оказании услуги препараты, входящие в ее состав, автоматически формируют себестоимость, которая учитывается в финансовых отчетах. Настройте соответствие между услугами и медикаментами, и система будет корректно рассчитывать финансовые показатели.