Автоматизация клиники: кейс StudioSmile на Medesk

Медицинская индустрия стремительно развивается, а с ней растут и ожидания пациентов. Удобство и эффективность становятся ключевыми факторами. Сегодня автоматизация медицинских организаций — это не просто тренд, а базовое условие для поддержания качества обслуживания и конкурентоспособности.

За 14 лет на рынке медицинских информационных систем Medesk оказала поддержку тысячам частных медицинских центров.

В этой статье мы расскажем, что представляет собой комплексная автоматизация клиники, какие системы для этого существуют, и подробно разберем успешный опыт автоматизации стоматологической клиники и медицинского центра Studio Smile.

Что такое автоматизация клиники и зачем она нужна?

Автоматизация медицинской клиники — это процесс перевода внутренних и внешних процессов учреждения в цифровую среду. Это позволяет исключить бумажную волокиту, минимизировать влияние человеческого фактора и ускорить обслуживание пациентов.

Вот основные проблемы, которые решает автоматизация:

• Снижение нагрузки на административный персонал. Рутинные задачи, такие как запись на прием и напоминания, выполняются системой автоматически.
• Повышение лояльности пациентов. Люди ценят возможность самостоятельно выбрать время визита, записаться онлайн и получить быстрые ответы на свои вопросы.
• Финансовый контроль. Руководство получает прозрачную аналитику по выручке, затратам и рентабельности кабинетов в режиме реального времени.
• Управление складом и закупками. Система помогает избегать дефицита расходных материалов и контролировать сроки годности препаратов.

Автоматизация клиники меняет подход к управлению учреждением, превращая его из интуитивного в четко спланированный процесс на основе данных.

Виды программ для автоматизации клиники (МИС, CRM, ERP)

На рынке представлены различные программы для медицинских центров, которые отличаются по своему функционалу и назначению. Чтобы выбрать подходящее решение, важно понимать, как они делятся.

Медицинская информационная система для клиники (МИС). Это базовое программное обеспечение, разработанное специально для здравоохранения. МИС объединяет электронные медицинские карты (ЭМК), управление расписанием врачей, ведение протоколов приемов и выписку рецептов. Основная цель МИС — помощь врачам в ведении пациентов.

CRM (Customer Relationship Management). Системы управления взаимоотношениями с клиентами. В медицинском контексте CRM-функционал отвечает за привлечение и удержание пациентов. Сюда входят воронка продаж, SMS- и email-рассылки, сбор отзывов, а также интеграция с рекламными каналами и агрегаторами.

ERP (Enterprise Resource Planning). Системы планирования ресурсов предприятия. Они охватывают весь бизнес целиком: бухгалтерский и налоговый учет, расчет заработной платы и мотивации врачей, управление складом и закупками. ERP решает глобальные управленческие задачи.

ЛИС (Лабораторные информационные системы). Специализированные решения для диагностических центров. Они автоматизируют работу лабораторий, отслеживают статус образцов и интегрируются с анализаторами.

На практике наиболее эффективным решением является комплексный подход. Например, платформа Medesk объединяет в себе функции МИС, CRM и ERP. Это позволяет медицинскому центру работать в единой среде без необходимости покупки и синхронизации десятка разрозненных программ.

О клинике

Studio Smile - это многофункциональный медицинский центр рядом с метро Строгино в Москве. В поликлинике центра можно пройти весь комплекс диагностических исследований, а также получить услуги по направлениям:

• Стоматология
• Акушерство и гинекология
• Урология
• Косметология

Клиника предлагает комплексные программы обследования для детей, которые позволяют контролировать здоровье ребенка, а также программы ведения беременности со всем необходимым комплексом обследований и консультациями специалистов.

Помимо современного лицензированного медицинского оборудования, Studio Smile обеспечивает приятную атмосферу и комфортное лечение для всей семьи.

В настоящий момент в клинике трудятся 78 человек, половина из них - лечащие врачи.

Какие задачи планировали решить?

Перед клиникой стояла комплексная цель — привлечь больше пациентов, "разгрузить" администраторов и оцифровать внутренние процессы. Учитывая большой штат (36 врачей), у администраторов была критическая пиковая нагрузка. Запись пациентов с помощью телефонных звонков и дальнейшее ручное подтверждение отнимали слишком много времени.

Проанализировав ситуацию, было решено сфокусироваться на выполнении следующих задач:

Увеличение потока пациентов

Необходимо было реализовать стратегии привлечения новых клиентов, а также оптимизировать способы записи на приём для снижения числа незавершённых бронирований.

Автоматизация процесса записи и внутренних процессов

Внедрение электронной системы записи через интернет, которая была бы удобной и надежной для пациентов. Это снизило бы нагрузку на регистратуру и позволило отказаться от бумажных журналов. Кроме того, требовалось наладить прозрачный учет оплаты проведенных консультаций и эффективный складской учет медицинских расходных материалов.

Высокая узнаваемость бренда клиники

Расширяя присутствие Studio Smile в онлайн среде, важно было сохранить единый стиль бренда во всех точках контакта с пациентом.

Модули Medesk, которые помогли

Выбор МИС был связан с необходимостью найти продукт, соответствующий всем заданным требованиям, с возможностями будущего развития. Medesk создан с пониманием ценности имиджа бренда и предлагает индивидуальный подход к дизайну. Платформа обеспечивает полную автоматизацию процесса записи через сайт, соцсети или агрегаторы.

Период внедрения занял чуть больше недели. Medesk — это облачная платформа, она не требует установки, а только наличия доступа в интернет.

Первое, что было внедрено — это функционал онлайн-записи с его расширенными возможностями:

• Интеграция медицинских агрегаторов
• Онлайн-платежи (ЦК)
• Интеграция с сервисом SMS рассылок
• Брендирование

На сайте клиники разместили ссылки на личный кабинет пациента и функцию онлайн-записи с возможностью выбора врача, услуги и времени приёма.

Какие же конкретные функции мы внедрили в работу клиники Studio Smile? Рассмотрим каждую из них.

Агрегаторы медицинских услуг

Medesk поддерживает интеграцию с различными программными продуктами: от агрегаторов пациентов, до IP-телефонии.

Пользователи, переходя на платформу через сайты агрегаторов, знакомятся с размещённой информацией о врачах и отзывами реальных пациентов. Это создает доверие и уверенность в качестве предоставляемых услуг, стимулирует новых пациентов к принятию решения и записи на прием.

Интеграция с Medesk позволяет клинике Studio Smile предложить пациентам выбрать время для записи на приём прямо на сайте агрегатора. Например, сразу после прочтения отзывов! На странице клиники, или в профиле врача на сайте агрегатора — пациенты видят реальное время и даты, настроенные клиникой в Medesk. Это позволяет немедленно принять решение и записаться на прием в удобный интервал, без уточнения данных в call-центре.

В Studio Smile с помощью платформы были подключены агрегаторы ПроДокторов и СберЗдоровье. Заявки с этих порталов попадают прямо в Medesk, а канал привлечения фиксируется с помощью специальной метки.

Онлайн-платежи

С помощью модуля онлайн-платежи и депозиты была интегрирована возможность внести предоплату за услуги, на которые пациент записывается в форме бронирования. Модуль не только упростил процесс оплаты медицинских услуг, но и снизил число неявок на приём.

Как это работает?

Теперь при записи на прием через форму бронирования Medesk, пациентам предлагается оплатить услугу онлайн, используя удобный и безопасный платежный модуль. Это существенно экономит время пациента и создает положительный опыт взаимодействия с клиникой.

Пациенты получают уведомления о необходимости полной или частичной оплаты в зависимости от выбранной услуги. Это позволяет эффективнее планировать расписание врачей и оптимизировать использование ресурсов клиники.

Возможность мгновенной оплаты приёма сразу во время записи также является надёжным способом организации и проведения дистанционных приёмов и видеоконсультаций. Например, в Studio Smile настроена 100% предоплата для всех дистанционных приёмов.

Заместитель генерального директора по IT, Алексей Дурандин:

“Благодаря аналитике и управленческой отчетности, внедренной с помощью Medesk, теперь нам намного легче вести учет оплаты проведенных консультаций, фиксировать каналы привлечения новых пациентов, отслеживать прибыль. Удобным инструментом для нас являются готовые отчеты и конструктор для создания новых. Все это позволяет экономить бюджет и автоматизировать многие задачи по анализу работы клиники”.

Внедрение онлайн платежей приводит пациентов к ответственному подходу к записям на приём и практически исключает вероятность неявок.

Интеграция с сервисом SMS рассылок

Автоматизация SMS сообщений в клинике Studio Smile каждый день помогает достичь профессионального уровня коммуникации с пациентами. Сообщения используются как напоминания, уведомления, массовые рассылки. Это помогает пациентам всегда быть в курсе своего плана лечения.

SMS-уведомления о записи на прием и напоминания о предстоящем приёме значительно снижают процент неявок пациентов и повышают информированность пациента, а значит и его лояльность к клинике. Наш опыт показывает, что налаженная коммуникация в клинике позволяет пациентам лучше организовывать своё время.

Огромный плюс состоит также в отсутствии рутинных задач связи с пациентами. Вместо ручной отправки сообщений теперь всё происходит автоматически, и сотрудники клиники сосредотачиваются на более важных задачах, улучшая качество обслуживания.

Ниже список типов SMS, которые были автоматизированы:

• Подтверждение входа в ЛК онлайн-записи
• Уведомление о записи к специалисту
• Уведомление о подтверждении записи
• SMS-напоминание о дистанционном приеме и т.д.

“Вы подтвердили запись на прием к специалисту Петров П. П. на 1 июля 2023 г. в 11:10. Клиника Studio Smile”

Брендирование

Вход в личный кабинет пациента, модуль онлайн-записи и даже интерфейс платформы для сотрудников клиники — все выполнено в единой цветовой палитре бренда с использованием логотипа клиники.

Специалисты медицинского центра подробно заполнили информацию о каждом враче, их опыт работы, образование и добавили фотографии.

Сильный личный бренд клиники — это образ, который остается в памяти пациентов и является гарантом высокой посещаемости. Бренд начинается с мелочей, которые учтены в платформе Medesk.

Например, мы также персонализировали SMS-сообщения для Studio Smile и помогли настроить уникальное брендированное имя клиники на замену обычного номера отправителя.

Безопасность данных и защита пациентов

Внедряя цифровые технологии, медицинские центры уделяют особое внимание защите персональных данных. Медицинская информационная система для клиники должна строго соответствовать требованиям 152-ФЗ о персональных данных.

Платформа Medesk обеспечивает безопасность данных за счет использования современных протоколов шифрования. Вся информация хранится на защищенных серверах, доступ к ней строго регламентирован и разделен по ролям. Пациенты клиники могут быть уверены в том, что их медицинская информация, история приемов и платежные данные надежно защищены от несанкционированного доступа.

Дальнейшие планы

В настоящее время специалисты Studio Smile работают над новым сайтом для клиники, в котором часть функционала будет построена на API методах Medesk. В наших планах размещение всегда актуального расписания и цен на услуги, напрямую загружаемых из прейскуранта клиники в Medesk через API интеграцию.

Что о нас говорят?

Кроме онлайн-записи и телемедицины, клиника работает с множеством других функций доступных в Medesk. О своём опыте работы сотрудники клиники рассказывают:

Заместитель генерального директора по IT, Алексей Дурандин:

“Мы пользуемся системой Medesk уже больше двух лет. Решающим фактором в выборе платформы были возможности отправки SMS и работа с агрегаторами. Эти две функции очень упростили работу с пациентами, их привлечение и удержание! Освободилось больше времени для решения важных задач, теперь клиника работает без бумажной волокиты. Еще хочется отметить, что благодаря Medesk мы подключили кассы, а также начали работать со страховыми компаниями эффективнее. Служба поддержки системы оперативно помогает нам с самого процесса внедрения”.

Главное преимущество платформы Medesk — разнообразие модулей как способов решения конкретных задач. Мы соответствуем потребностям как малых частных клиник, так и лидеров рынка.

Более 20 модулей Medesk решают все основные задачи медицинского центра — от CRM системы до безопасности данных и автоматизации регистратуры.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает внедрение автоматизации в клинике?

Внедрение базового функционала, такого как онлайн-запись, SMS-уведомления и агрегаторы, обычно занимает от нескольких дней до двух недель. Полная настройка МИС, включая складской учет и интеграцию с лабораторией, может потребовать от одного до двух месяцев. Облачные решения, такие как Medesk, внедряются быстрее, так как не требуют монтажа серверного оборудования.

Сколько стоит автоматизация медицинской клиники?

Стоимость зависит от размера клиники и набора подключенных модулей. Большинство современных систем работают по модели ежемесячной подписки (SaaS). Это позволяет избежать больших единовременных затрат на покупку лицензий. Итоговая цена рассчитывается индивидуально, исходя из количества рабочих мест и врачей.

Как автоматизация помогает вести складской учет?

Программы для медицинских центров позволяют автоматически списывать расходные материалы при проведении процедур. Это помогает избегать дефицита расходников, минимизирует кражи и воровство, а также позволяет своевременно формировать заказы поставщикам на основе реальных остатков.

Как выбрать систему для автоматизации клиники?

В первую очередь определите, какие процессы в вашей клинике "тормозят" работу больше всего. Оцените функционал систем в деле: запросите демонстрацию, протестируйте интерфейс и убедитесь, что программа отвечает требованиям 152-ФЗ. Идеальный вариант — это платформа, объединяющая МИС, CRM и ERP.