Автоматизация клиники: кейс StudioSmile на Medesk

Медицинская индустрия стремительно развивается, а с ней растут и ожидания пациентов. Удобство и эффективность становятся ключевыми факторами. Сегодня автоматизация медицинских учреждений — это не просто тренд, а базовое условие для поддержания качества обслуживания и конкурентоспособности.

За 14 лет на рынке медицинских информационных систем Medesk оказала поддержку тысячам частных медицинских центров.

В этой статье мы расскажем, что представляет собой комплексная автоматизация клиники, какие системы для этого существуют, и подробно разберем успешный опыт автоматизации стоматологической клиники и медицинского центра Studio Smile.

Что такое автоматизация клиники и зачем она нужна?

Автоматизация в медицине охватывает как клинические, так и административные процессы: от ведения электронных карт пациентов до управления складом и финансовой аналитикой. Автоматизация медицинского центра позволяет объединить эти процессы в единой цифровой среде, исключить бумажную волокиту и минимизировать влияние человеческого фактора.

Вот основные задачи, которые решает правильно выбранная программа для медицинского центра:

• Снижение нагрузки на административный персонал. Рутинные задачи, такие как запись на приём и напоминания, выполняются системой автоматически.
• Повышение лояльности пациентов. Люди ценят возможность самостоятельно выбрать время визита, записаться онлайн и получить быстрые ответы на свои вопросы.
• Финансовый контроль. Руководство получает прозрачную аналитику по выручке, затратам и рентабельности кабинетов в режиме реального времени.
• Управление складом и закупками. Система помогает избегать дефицита расходных материалов и контролировать сроки годности препаратов.

На рынке представлены различные программы для медицинских центров, которые отличаются по функционалу и назначению. Важно понимать основные типы решений.

МИС (медицинская информационная система) автоматизирует клинические процессы: электронные медицинские карты, расписание врачей, протоколы приёмов и выписку рецептов.

CRM отвечает за привлечение и удержание пациентов: воронка продаж, SMS- и email-рассылки, интеграция с рекламными каналами и агрегаторами.

ERP охватывает весь бизнес целиком: бухгалтерский учёт, расчёт зарплат, управление складом и закупками.

ЛИС (лабораторные информационные системы) автоматизируют работу диагностических лабораторий и интегрируются с анализаторами.

На практике наиболее эффективным решением является комплексный подход. Платформа Medesk объединяет функции МИС, CRM и ERP, позволяя медицинскому центру работать в единой среде без необходимости синхронизации нескольких разрозненных программ.

Соответствие 152-ФЗ и интеграция с ЕГИСЗ

При переходе на цифровую работу клиники сталкиваются с жёсткими требованиями законодательства. Требования к автоматизации медицинских организаций включают соблюдение закона 152-ФЗ о персональных данных: медицинская информационная система должна обеспечивать безопасное хранение карт пациентов, шифрование данных и разграничение доступа сотрудников.

Платформа Medesk полностью соответствует этим требованиям. Мы используем защищённые серверы и современные протоколы шифрования.

Кроме того, для легальной работы необходима интеграция с ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения). Medesk позволяет клиникам без проблем подключаться к государственным реестрам, обмениваться медицинскими документами (ЭМД) и вести электронный документооборот (рецепты). Это снимает административную нагрузку с врачей и защищает клинику от штрафов.

О клинике

Studio Smile — это пример успешной комплексной автоматизации стоматологической клиники и медицинского центра. Это многофункциональный медицинский центр рядом с метро Строгино в Москве. В поликлинике центра можно пройти весь комплекс диагностических исследований, а также получить услуги по направлениям:

• Стоматология
• Акушерство и гинекология
• Урология
• Косметология

Клиника предлагает комплексные программы обследования для детей, которые позволяют контролировать здоровье ребёнка, а также программы ведения беременности со всем необходимым комплексом обследований и консультациями специалистов.

Помимо современного лицензированного медицинского оборудования, Studio Smile обеспечивает приятную атмосферу и комфортное лечение для всей семьи.

В настоящий момент в клинике трудятся 78 человек, половина из них — лечащие врачи.

Какие задачи планировали решить?

Перед клиникой стояла комплексная цель — привлечь больше пациентов, "разгрузить" администраторов и оцифровать внутренние процессы. Учитывая большой штат (36 врачей), у администраторов была критическая пиковая нагрузка. Запись пациентов с помощью телефонных звонков и дальнейшее ручное подтверждение отнимали слишком много времени.

Проанализировав ситуацию, было решено сфокусироваться на выполнении следующих задач:

Увеличение потока пациентов

Необходимо было реализовать стратегии привлечения новых клиентов, а также оптимизировать способы записи на приём для снижения числа незавершённых бронирований.

Автоматизация процесса записи и внутренних процессов

Внедрение электронной системы записи через интернет, которая была бы удобной и надежной для пациентов. Это снизило бы нагрузку на регистратуру и позволило отказаться от бумажных журналов. Кроме того, требовалось наладить прозрачный учёт оплаты проведённых консультаций и эффективный складской учёт медицинских расходных материалов.

Высокая узнаваемость бренда клиники

Расширяя присутствие Studio Smile в онлайн-среде, важно было сохранить единый стиль бренда во всех точках контакта с пациентом.

Модули Medesk, которые помогли

Опыт автоматизации стоматологической клиники Studio Smile показывает, насколько важен правильный выбор МИС, соответствующей всем заданным требованиям с возможностями будущего развития. Medesk создан с пониманием ценности имиджа бренда и предлагает индивидуальный подход к дизайну. Платформа обеспечивает полную автоматизацию процесса записи через сайт, соцсети или агрегаторы.

Период внедрения занял чуть больше недели. Medesk — это облачная платформа, она не требует установки, а только наличия доступа в интернет.

Первое, что было внедрено — это функционал онлайн-записи с его расширенными возможностями:

• Интеграция медицинских агрегаторов
• Онлайн-платежи (ЦК)
• Интеграция с сервисом SMS рассылок
• Брендирование

На сайте клиники разместили ссылки на личный кабинет пациента и функцию онлайн-записи с возможностью выбора врача, услуги и времени приёма.

Какие же конкретные функции мы внедрили в работу клиники Studio Smile? Рассмотрим каждую из них.

Агрегаторы медицинских услуг

Medesk поддерживает интеграцию с различными программными продуктами: от агрегаторов пациентов до IP-телефонии.

Пользователи, переходя на платформу через сайты агрегаторов, знакомятся с размещённой информацией о врачах и отзывами реальных пациентов. Это создаёт доверие и уверенность в качестве предоставляемых услуг, стимулирует новых пациентов к принятию решения и записи на приём.

Интеграция с Medesk позволяет клинике Studio Smile предложить пациентам выбрать время для записи на приём прямо на сайте агрегатора. Например, сразу после прочтения отзывов! На странице клиники или в профиле врача на сайте агрегатора пациенты видят реальное время и даты, настроенные клиникой в Medesk. Это позволяет немедленно принять решение и записаться на приём в удобный интервал, без уточнения данных в call-центре.

В Studio Smile с помощью платформы были подключены агрегаторы ПроДокторов и СберЗдоровье. Заявки с этих порталов попадают прямо в Medesk, а канал привлечения фиксируется с помощью специальной метки.

Онлайн-платежи

С помощью модуля онлайн-платежи и депозиты была интегрирована возможность внести предоплату за услуги прямо в форме бронирования. Модуль снизил число неявок на приём: в Studio Smile настроена 100% предоплата для всех дистанционных приёмов.

Заместитель генерального директора по IT, Алексей Дурандин:

"Благодаря аналитике и управленческой отчетности, внедренной с помощью Medesk, теперь нам намного легче вести учет оплаты проведенных консультаций, фиксировать каналы привлечения новых пациентов, отслеживать прибыль. Удобным инструментом для нас являются готовые отчеты и конструктор для создания новых. Все это позволяет экономить бюджет и автоматизировать многие задачи по анализу работы клиники".

На скриншоте ниже показан интерфейс модуля онлайн-платежей в форме записи пациента.

Интеграция с сервисом SMS рассылок

Автоматизация SMS сообщений каждый день помогает поддерживать профессиональный уровень коммуникации с пациентами. Это снижает процент неявок и повышает лояльность к клинике. Процесс происходит автоматически, освобождая сотрудников от рутины.

Список автоматизированных SMS-сценариев, внедренных в Studio Smile:

• Подтверждение входа в личный кабинет онлайн-записи.
• Уведомление о успешной записи к специалисту.
• Запрос на подтверждение записи (снижает незаезды).
• SMS-напоминание о предстоящем очном или дистанционном приеме.

"Вы подтвердили запись на прием к специалисту Петров П. П. на 1 июля 2026 г. в 11:10. Клиника Studio Smile"

Брендирование

Вход в личный кабинет пациента, модуль онлайн-записи и даже интерфейс платформы для сотрудников клиники — все выполнено в единой цветовой палитре бренда с использованием логотипа клиники.

Специалисты медицинского центра подробно заполнили информацию о каждом враче, их опыт работы, образование и добавили фотографии.

Сильный личный бренд клиники — это образ, который остается в памяти пациентов и является гарантом высокой посещаемости. Бренд начинается с мелочей, которые учтены в платформе Medesk.

Например, мы также персонализировали SMS-сообщения для Studio Smile и помогли настроить уникальное брендированное имя клиники на замену обычного номера отправителя.

Безопасность данных и защита пациентов

Внедряя цифровые технологии, медицинские центры уделяют особое внимание защите персональных данных. Медицинская информационная система для клиники должна строго соответствовать требованиям 152-ФЗ о персональных данных.

Платформа Medesk обеспечивает безопасность данных за счет использования современных протоколов шифрования. Вся информация хранится на защищенных серверах, доступ к ней строго регламентирован и разделен по ролям. Пациенты клиники могут быть уверены в том, что их медицинская информация, история приемов и платежные данные надежно защищены от несанкционированного доступа.

Дальнейшие планы

В настоящее время специалисты Studio Smile работают над новым сайтом для клиники, в котором часть функционала будет построена на API методах Medesk. В планах — размещение всегда актуального расписания и цен на услуги, напрямую загружаемых из прейскуранта клиники в Medesk через API интеграцию. Следующим шагом команда рассматривает подключение расширенной аналитики по каналам привлечения, чтобы точнее оценивать эффективность каждого агрегатора и рекламного источника. Кроме того, в Studio Smile планируют расширить использование модуля складского учёта для автоматического списания расходных материалов в стоматологии и косметологии.

Что о нас говорят?

Кроме онлайн-записи и телемедицины, клиника работает с множеством других функций доступных в Medesk. О своём опыте работы сотрудники клиники рассказывают:

Заместитель генерального директора по IT, Алексей Дурандин:

"Мы пользуемся системой Medesk уже больше двух лет. Решающим фактором в выборе платформы были возможности отправки SMS и работа с агрегаторами. Эти две функции очень упростили работу с пациентами, их привлечение и удержание! Освободилось больше времени для решения важных задач, теперь клиника работает без бумажной волокиты. Еще хочется отметить, что благодаря Medesk мы подключили кассы, а также начали работать со страховыми компаниями эффективнее. Служба поддержки системы оперативно помогает нам с самого процесса внедрения".

Главное преимущество платформы Medesk — разнообразие модулей как способов решения конкретных задач. Мы соответствуем потребностям как малых частных клиник, так и лидеров рынка.

Более 20 модулей Medesk решают все основные задачи медицинского центра — от CRM системы до безопасности данных и автоматизации регистратуры.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько времени занимает внедрение автоматизации в клинике? Внедрение базового функционала, такого как онлайн-запись, SMS-уведомления и агрегаторы, обычно занимает от нескольких дней до двух недель. Полная настройка МИС, включая складской учет и интеграцию с лабораторией, может потребовать от одного до двух месяцев. Облачные решения, такие как Medesk, внедряются быстрее, так как не требуют монтажа серверного оборудования.
2. Сколько стоит автоматизация медицинской клиники? Стоимость зависит от размера клиники и набора подключенных модулей. Большинство современных систем работают по модели ежемесячной подписки (SaaS). Это позволяет избежать больших единовременных затрат на покупку лицензий. Итоговая цена рассчитывается индивидуально, исходя из количества рабочих мест и врачей.
3. Как автоматизация помогает вести складской учет? Программы для медицинских центров позволяют автоматически списывать расходные материалы при проведении процедур. Это помогает избегать дефицита расходников, минимизирует кражи и воровство, а также позволяет своевременно формировать заказы поставщикам на основе реальных остатков.
4. Как выбрать систему для автоматизации клиники? В первую очередь определите, какие процессы в вашей клинике "тормозят" работу больше всего. Оцените функционал систем в деле: запросите демонстрацию, протестируйте интерфейс и убедитесь, что программа отвечает требованиям 152-ФЗ. Идеальный вариант — это платформа, объединяющая МИС, CRM и ERP.
5. Как автоматизация напрямую улучшает работу с пациентами? Автоматизация сокращает время ожидания на линии при звонке в регистратуру благодаря удобной онлайн-записи. Пациенты получают своевременные SMS-напоминания, что показывает заботу о их времени. Кроме того, врачам не нужно отвлекаться на поиск бумажных карт, что позволяет им уделить больше внимания самому пациенту на приеме.
6. Чем МИС отличается от CRM и ERP для клиники? МИС (медицинская информационная система) автоматизирует клинические процессы: ведение электронных карт, расписание врачей и протоколы приёмов. CRM решает задачи привлечения и удержания пациентов: управляет воронкой записей, рассылками и интеграцией с рекламными каналами. ERP охватывает финансы и ресурсы всей клиники: бухгалтерию, расчёт зарплат и складской учёт. Платформа Medesk объединяет все три функции в одном решении, что избавляет клинику от необходимости покупать и синхронизировать несколько разрозненных систем.