Электронная медицинская карта: переход с бумажных носителей

Большое количество клиник уже перешло на Электронные медицинские карты (ЭМК), но всё же остаётся часть медучреждений, по прежнему пользующихся бумажными картами и не торопящихся переходить на электронную альтернативу.

В сегодняшней статье мы разберём основные причины, по которым клиники остаются на бумажных носителях, обсудим какие плюсы у электронного формата, а так же что потребуется для перехода на ЭМК.

Что такое электронная медицинская карта (ЭМК)?

Электронная медицинская карта (ЭМК) — это цифровая версия традиционной бумажной истории болезни пациента. В ней хранится вся информация о здоровье человека: результаты анализов, заключения специалистов, выписанные рецепты и история обращений.

По сути, это базовый элемент медицинской информационной системы (МИС). МИС объединяет данные о пациенте с бизнес-процессами клиники, такими как расписание врачей, биллинг и учёт медикаментов. Электронная карта делает медицинские данные структурированными, безопасными и всегда доступными для лечащего врача в режиме реального времени.

Почему клиники остаются на бумажных носителях

У клиники могут быть свои уникальные причины работать с бумагой, но чаще всего это один из трёх вариантов:

• Клиника работает с маленьким потоком клиентов, при котором бумажный формат не создаёт существенных проблем и проволочек.
• Клиника экономит на оборудовании и ПО.
• Работники и руководство привыкло к существующим правилам и не хочет ничего менять.

Потенциальные риски бумажных носителей

Использование бумажных карт в клинике чревато несколькими рисками:

• Кошмар при масштабировании. Как только клиника начинает расти и развиваться, становится намного сложнее следить за ходом болезни каждого пациента и удобно хранить всю информацию в одном месте.
• Требуется дополнительное пространство для бумаг. Данные о пациентах хранятся годами, и со временем клинике придётся выделить отдельные комнаты под склады заключений, анализов и прочего.
• Нет возможности сделать быстрый и подробный отчёт для анализа работы. Трудно определить, какие направления и услуги самые успешные, где показатели не дотягивают, и какая демография у пациентов. О маркетинговом анализе вообще можно забыть!
• Информация хранится в единственном экземпляре и это небезопасно. Пожар, утеря, потоп, халатность – один несчастный случай может привести к катастрофе. Если данные пропадут, клиника рискует понести репутационные и финансовые издержки.
• Очень затруднён обмен данными с другими медорганизациями, что негативно сказывается на лечении пациента.
• Врачам необходимо находиться в клинике, чтобы получить доступ к файлам. Это неудобно, если нужно свериться и проконсультировать коллег удалённо.
• Нет автоматизации, а значит повышается нагрузка на персонал. Если всё на бумаге, об упрощении процессов речи не идёт. Клинике неизбежно придётся расширять штат сотрудников, хотя этого можно было бы избежать при помощи технологий.
• Нет интеграции с ЕГИСЗ и прочими полезными системами. Клиника будет упускать возможности и рисковать попасть под штрафы.

Читать: Как электронная медицинская карта облегчает работу частной клиники

Почему лучше сразу начинать со специализированного медицинского ПО

Иногда клиники переходят с бумажных карточек на неспециализированные программы, например, таблицы Excel или простую CRM-систему. По возможности, мы советуем пропускать этот этап и переходить сразу к электронной медицинской карте пациента.

На это есть несколько весомых причин:

• Быстрое обучение и отсутствие переноса данных. Клинике проще сразу внедрить медицинское ПО, изучить систему в комфортном темпе и избежать болезненного процесса миграции информации в будущем.
• Сфокусированность на пациентах, а не на продажах. В отличие от обычных программ, медицинское ПО изначально заточено под высокий уровень обслуживания и потребности пациентов.
• Повышенная безопасность данных. Безопасность данных стоит в приоритете у разработчиков, а надежная архитектура исключает их случайную потерю или кражу.
• Мощная автоматизация и аналитика. Отчёты и графики делаются в несколько кликов. Это позволяет лучше управлять клиникой, поддерживать превентивную медицину и точечно коммуницировать с пациентами, снижая при этом издержки на персонал.
• Легальный обмен данными. Электронная мед карта позволяет безопасно передавать историю болезни в другие мед организации. Лечащие врачи всегда видят актуальные назначения и не выписывают конфликтующие препараты.

Электронная медицинская карта позволяет персоналу оперативно узнавать всё о здоровье пациента. Например, ЭМК от Medesk помогает поддерживать полную историю лечения в одной карте, хранить данные в безопасности и заключать партнёрства с лабораториями. Расширить возможности системы можно через функции CRM. Это позволит отслеживать каналы привлечения, оптимизировать работу администраторов и экономить время врача за счет автозаполнения полей и удобных шаблонов.

Интеграция ЭМК с государственными системами (ЕМИАС, ЕГИСЗ)

Современная медицинская информационная система не может существовать изолированно. Для полноценной работы клиники требуется интеграция с государственными регистрами. В России главным таким ресурсом является Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ). Подключение к ней позволяет клинике обмениваться данными с другими медучреждениями и избежать штрафов.

Для клиник в Москве критически важна интеграция с ЕМИАС (Единая медицинская информационно-аналитическая система). Электронная медицинская карта емиас автоматически синхронизируется с городскими поликлиниками. Это позволяет частному врачу видеть историю обращений пациента в государственные клиники и вакцинации.

Пациенты также получают удобные инструменты. Электронная медицинская карта госуслуги открывает доступ к государственному порталу. Через него паци могут посмотреть свои анализы, talons и информацию о посещениях.

Правовые аспекты и требования законодательства

Ведение электронных медицинских карт строго регулируется законодательством РФ. Основополагающим документом является Федеральный закон № 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан". Согласно закону, медицинская документация может вестись в электронном виде.

Кроме того, клиника обязана соблюдать Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных", который требует гарантировать конфиденциальность и безопасность медицинской информации пациента. Сам порядок ведения медицинских карт утвержден Приказом Минздрава РФ № 834н. Этот приказ регламентирует форму, структуру и правила заполнения документации, включая обязательный переход на цифровую форму при оказании высокотехнологичной помощи.

Соблюдение требований означает не просто покупку программы. Руководство клиники должно обеспечить ряд технических и организационных условий. Врач обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Только с её помощью можно юридически подписать электронный рецепт, протокол осмотра или больничный лист.

Также строго регламентированы сроки хранения медицинских документов. Электронные документы должны храниться в системе столько же лет, сколько их бумажные аналоги. Надежная медицинская информационная система (МИС) архивирует данные автоматически, защищая клинику от случайных потерь и проблем с проверяющими органами.

К чему быть готовым, внедряя ЭМК?

Переход с бумажного документооборота на электронный – важный проект для клиники, и нужно начинать его будучи во всеоружии и имея полное представление о том, что в него входит.

• Переход на ЭМК потребует отдельный бюджет. Заложите стоимость ПО, консультационных услуг (если будет актуально), дополнительные часы работы, которые сотрудники потратят на перенос данных с бумаги в компьютер.
• Потребуется время на внедрение и миграцию. Даже самая простая программа должна быть установлена и проверена на предмет правильности настройки. В зависимости от объёмов данных, у сотрудников могут уйти недели или даже месяцы на полный переход на ЭМК.
• Нужно будет обучать персонал. Комфорт в использовании программы – залог успеха. Ни в коем случае не пускайте всё на самотёк. Проведите несколько тренингов и запросите дополнительные материалы у поставщика. Имеет смысл провести повторное обучение через небольшое время (например, месяц) после внедрения, чтобы обсудить возникшие в ходе работы вопросы.
• ПО не бывает идеальным и сбои имеют место быть. К сожалению, ничто не работает как часы 24/7 всю жизнь. Иногда технологии нас подводят, какими бы хорошими они ни были. На такой (хоть и маловероятный) случай надо иметь план Б. Если случится так, что электронная карта пациента будет временно недоступна, как будет проходить работа? Подготовьте пошаговый план действий и шаблоны, которыми персонал будет временно пользоваться. Пусть вероятность такого события ничтожно мала, важно быть подготовленными, чтобы избежать ещё больших издержек.

Читать: Приводим в порядок электронную медицинскую карту пациента

Как пациенту посмотреть свою электронную медкарту: Госуслуги и ЕМИАС

Многие пациенты задаются вопросом, как посмотреть электронную медицинскую карту. Для граждан созданы удобные цифровые сервисы. Основным государственным инструментом выступает портал Госуслуги. Для начала необходимо найти услугу «Электронная медицинская карта» и выполнить вход через свою подтвержденную учетную запись. Это позволяет увидеть результаты анализов, назначения специалистов и информацию о диспансеризации в едином окне по всей стране.

В регионах работают собственные медицинские порталы. Жители столицы могут использовать сервис электронная медицинская карта емиас. Доступ открывается через сайт мэра Москвы (mos.ru) или специализированное приложение «ЕМИАС.ИНФО». В Санкт-Петербурге для этих целей функционирует региональный портал «Здоровье — Петербуржца». Жители других регионов могут воспользоваться местными сервисами, такими как «Вместо таблеток» в Тюмени или «К врачу» в других областях.

Как посмотреть электронную медицинскую карту

Разберем процесс подробнее. Если вы хотите найти свою электронную медицинскую карту, вход через Госуслуги является самым быстрым и универсальным способом. После авторизации на портале выберите вкладку «Здоровье», перейдите в раздел с медицинскими данными и укажите свой регион прикрепления. Откроется история ваших обращений, список посещенных врачей и выписанные рецепты. Убедитесь, что ваш профиль полностью заполнен, чтобы система смогла корректно синхронизировать информацию из местных поликлиник.

Основные критерии выбора ЭМК

Как именно должна выглядеть медицинская карта пациента каждая клиника решает самостоятельно, в зависимости от специализации, планов роста и бюджета.

Однако, в любом случае стоит обращать внимания на базовые параметры описанные ниже. От них, в большой степени, будет зависеть качество вашего взаимодействия с системой:

Безопасность данных

Безопасность данных пациентов превыше всего. Тестируя системы, посмотрите на их отказоустойчивость (не будет ли всё “падать” как только вырастет нагрузка), оцените функционал для защиты от взлома (например, шифрование данных), а так же политику резервного копирования (если данные будут утеряны, сможете ли вы восстановить их из копии?).

Удобство использования

Новое ПО должно упростить работу вашего медцентра, а не стать причиной раздражения и ошибок. Всегда стоит склоняться к более лёгким в использовании программам. Самый лучший и мощный функционал становится бесполезным, если его толком нельзя настроить и применять.

Доступ к качественной технической поддержке

Уточните у поставщика условия оказания техпомощи. Можно ли обратиться с вопросом 24/7 или есть определённые рабочие часы? Как насчёт формата общения (имейл, звонок, клиентский портал, или всё вместе)? Кроме доступа к специалистам, узнайте предоставят ли вам документацию, обучающие видео и ответы на популярные вопросы. Важно быть самостоятельными и уметь находить ответы на вопросы вне зависимости от техподдержки, чтобы быстро решать возникшие проблемы.

Скорость работы в системе для врача

Когда врач принимает пациента, важно уделять время и внимание ему, а не экрану монитора. После приёма, врач не должен тратить много времени на административные нюансы. Подберите ЭМК, в котором предусмотрены авто-ввод, удобный поиск и шаблоны.

Интеграция с телемедициной и мобильными приложениями

В современных реалиях клиника должна быть доступна пациенту онлайн. Уточните, поддерживает ли ЭМК встроенный модуль для телемедицинских консультаций. Также важна возможность интеграции с мобильным приложением для пациентов. Через него клиенты смогут самостоятельно записываться на прием, получать результаты анализов и читать назначения врача прямо со своего смартфона.

Работа с электронными рецептами

Возможность формировать электронные рецепты напрямую из карты пациента экономит время врача и повышает комфорт для пациента. Проверьте, поддерживает ли система работу с электронными рецептами и умеет ли автоматически отправлять их в аптеку или на email пациента.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Какое мобильное приложение использовать для ЭМК?

Для доступа к своей электронной медицинской карте приложение стоит выбирать в зависимости от региона проживания. Пациентам в Москве отлично подойдет приложение «ЕМИАС.ИНФО». Для жителей остальных регионов удобно использовать официальное мобильное приложение «Госуслуги», где интегрирован базовый медицинский функционал.

2. Как посмотреть электронную медицинскую карту ребенка?

Для этого необходимо войти в свою учетную запись на портале Госуслуги и добавить ребенка в профиль «Моя семья». После этого вам станет доступна электронная медицинская карта ребенка, где можно посмотреть график прививок, результаты анализов и историю педиатра.

3. Как пациенту получить доступ к своей электронной медицинской карте?

Для этого следует воспользоваться государственным порталом Госуслуги или региональными медицинскими сервисами. Авторизация проходит по СНИЛС, паспортным данным и номеру полиса ОМС. Если вы лечитесь в частной клинике, доступ к выпискам обычно предоставляется через личный кабинет пациента на сайте самой клиники.

Финальные мысли

При выстраивании процессов и выборе ПО важно мыслить масштабно. Принимать решения стоит исходя из долгосрочных целей на будущее. Бумажный носитель как модель может работать сейчас, когда у клиники мало пациентов. Но как будет налажена работа, когда клиника вырастет до 3000 пациентов и откроет филиалы по городу?

В конечном счёте, каждый владелец клиники сам решает, какой из вариантов ему подходит лучше. Мы рекомендуем работать на электронных носителях, так как они обеспечивают надежность, безопасность и соответствие современным стандартам.

Читать далее: Медицинский маркетинг в частной клинике: особенности и нюансы